Viele Vermieter/-innen fragen sich, ob eine digitale Hausverwaltung für Sie eine Alternative zur externen Hausverwaltung sein könnte. Der folgende Beitrag stellt die beiden Varianten gegenüber und gibt einen Überblick über die Vor- und Nachteile für die Vermieter/-innen.  

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Inhalt

Was ist eine digitale Immobilienverwaltung?
Was ist eine externe Hausverwaltung?
Vergleich digitale und externe Verwaltung?

Was ist eine digitale Immobilienverwaltung? 

Die digitale Immobilienverwaltung ist ein Onlineportal, welches private Vermieter dabei unterstützt, Ihre Immobilien online selbst zu verwalten. Die Software, oft auch als Webapps, bezeichnet, unterstützen den Vermieter bei Verwaltungsaufgaben wie der Betriebskostenabrechnung, der Heizkostenabrechnung, der Zählerablesung und Verbrauchsermittlung sowie bei der Ablage von Belegen. Objekt und Mieterdaten und Dokumente sind in der Cloud immer aktuell und direkt verfügbar. Durch Digitalisierung und Automatisierung können Vermieter den Zeitaufwand und die Komplexität der Immobilienverwaltung erheblich reduzieren.  

Was ist eine externe Hausverwaltung?

Die klassische externe Hausverwaltung ist ein Dienstleister, der sich im Auftrag des Immobilienbesitzers um sämtliche Angelegenheiten der Immobilienverwaltung kümmert. Die Leistungen einer Hausverwaltung beinhalten Neuvermietung, die eigentliche Mietverwaltung, die Abrechnungen und kann auch die technische Betreuung der Objekte umfassen. Neben der klassischen Mietverwaltung bieten viele Hausverwaltungen auch die Verwaltung von Wohneigentümergemeinschaften an.

Vergleich digitale Immobilienverwaltung vs. externe Hausverwaltung

Anhand der Kriterien Funktionsumfang, Arbeitsaufwand für den Vermieter, Flexibilität und Kosten wollen wir die Vor- und Nachteile der beiden Varianten miteinander vergleichen.   

Funktionsumfang

Mit einer digitalen Immobilienverwaltung in Form einer webbasierten Software kann der Vermieter Aufgaben wie die Pflege der Objekt- und Mieterdaten, Belegerfassung, Erstellung der Nebenkostenabrechnung, Heizkostenabrechnungen, Ablesungen und die Erfassung der Verbräuche selbst erledigen. Aufgaben wie das Veranlassen von Reparaturen, die Neuvermietung und Erreichbarkeit muss der Vermieter allerdings selbst übernehmen oder extern beauftragen.

Der Leistungsumfang der externen Verwaltung ist im Vergleich dazu oftmals größer. Je nach vertraglicher Vereinbarung kümmern sich externe Hausverwalter um alle Aspekte der Mietverwaltung inklusive der Neuvermietung, der Erstellung der Abrechnungen und Erreichbarkeit für die Mieter. Einige Anbieter kümmern sich, falls vertraglich vereinbart, auch um kleinere Instandhaltungsmaßnahmen. Für die Ablesung und Verbrauchserfassung werden oftmals die einschlägigen Ablesefirmen beauftragt.

Arbeitsaufwand für den Vermieter

Aus der Sicht des Vermietenden ist eine externe Hausverwaltung der bequemste Weg der Immobilienverwaltung. Je nach Umfang des Verwaltervertrags, kann ihm die Hausverwaltung sämtliche Vermieteraufgaben abnehmen. Die Verwaltung der Immobilie ist fast komplett in den Händen der Hausverwaltung.  

Mit einer digitalen Immobilienverwaltung mittels Onlineanwendungen, kann der Vermieter viele Verwaltungsaufgaben selbst übernehmen. Ein hohes Maß an Automatisierung und Wiederverwendung bedeutet, dass die Software viele Arbeitsschritte übernimmt, die früher händisch erledigt werden mussten. Die Erstellung der Betriebskostenabrechnung, Zählerablesungen und die Stammdaten aktuell halten, ist so auch für Vermieter ohne Vorerfahrung möglich. Dadurch verringert die Software den Zeitaufwand erheblich, erfordert aber dennoch mehr Arbeitsaufwand, als wenn diese Aufgaben komplett an eine Hausverwaltung abgegeben werden.

Flexibilität

Abos für Onlineportale für die Immobilienverwaltung können meist mit kurzen Laufzeiten und monatlicher Kündigungsfrist vereinbart werden. Die Onlinesoftware kann mit wenig Aufwand schnell eingerichtet werden. Da der Nutzer die Immobilienverwaltung selbst erledigt, hat er auch bei der eigentlichen Verwaltung ein großes Maß an Flexibilität. Partner für zusätzliche Leistungen (z.B. Immobilienmakler, Hauswart, Wärmedienst) können je nach Bedarf gewählt werden. Zudem ermöglicht der Onlinezugang einen mobilen, ortsunabhängigen sowie zeitlich flexiblen Zugriff.

Im Gegensatz zur webbasierten Hausverwaltungssoftware ist der Vermieter bei einer externen Hausverwaltung oft an lange Vertragslaufzeiten gebunden. Ein spontaner Wechsel der Hausverwaltung oder Anpassung des Leistungsumfang ist damit ausgeschlossen. Der Vermieter hat wenig Einfluss auf die eigentliche Mietverwaltung und die Auswahl der Dienstleister. Gerade bei größeren Hausverwaltungen kann zudem die Erreichbarkeit schwierig sein.

Kosten

Aus Kostensicht ist die digitale Immobilienverwaltung klar im Vorteil. Mittlerweile gibt es sogar einige Anbieter, die kostenlose Basisversionen mit großen Funktionsumfang anbieten. Aber auch für die Bezahlvarianten halten sich die Kosten mit wenigen Euros pro Monat in Grenzen. 

Die Kosten für eine externe Hausverwaltung belaufen sich hingegen auf 30-50 € pro Monat und Wohneinheit. Die Ausgaben für externe Verwalter sind damit um ein Vielfaches höher als die Ausgaben für webbasierte Software zur Hausverwaltung. Hinzu kommen noch die Kosten für Ablesefirmen und die Erstellung der Heizkostenabrechnung, Hauswartservice und andere externe Dienstleistungen. Gerade für kleinere Mietobjekte ist dies oft nicht wirtschaftlich.

Fazit

Unser Vergleich zeigt, dass Onlineportale zur Immobilienverwaltung eine kostengünstige Alternative zu einer externen Hausverwaltung sein können. Die Software unterstützt den privaten Vermieter bei vielen Aufgaben der Immobilienverwaltung. Private Vermieter können so mit wenig Aufwand und geringen Kosten ihre Immobilien selbst verwalten. 

Vermieter/-innen, die sich jedoch überhaupt nicht um die Immobilienverwaltung kümmern wollen, sind hingegen mit einer externen Hausverwaltung besser beraten. Diese ist zwar deutlich teurer als eine Hausverwaltersoftware, übernimmt aber die meiste Arbeit für den Immobilienbesitzer.  

Für den privaten Vermieter gilt es nun, die eigenen Präferenzen zu definieren und abzuwägen, welche Alternative für sie/ihn persönlich am geeignetsten ist.