Einmal im Jahr steht der Vermieter in der Pflicht, seinen Mietern eine Abrechnung der Nebenkosten zukommen zu lassen. Welche Fristen Sie dabei beachten müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.


Inhalt

  1. Pflicht zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung
  2. Fristen einer Nebenkostenabrechnung
  3. Fristen für die Bezahlung von Nachzahlungen und Guthaben
  4. Ist die Nebenkostenabrechnung Frist verstrichen? Das sind die Konsequenzen
  5. Widerspruch durch den Mieter: Das ist die Frist
  6. Frist für die Abrechnung nach Auszug des Mieters
  7. Zeitraum für die Abrechnung der Nebenkosten
  8. Frist für die Verjährung von Nachforderungen
  9. Vermietung, Gewerbe und Wohnraum: Das ist der Unterschied bei den Fristen
  10. Beispiel Fristen für die Nebenkostenabrechnung 2022
    (Ende Betriebskostenperiode 31.12.2021)

Haben Sie mit ihrer Mietpartei eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung vereinbart? Dann stehen Sie in der Pflicht, einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung (oft auch als Betriebskostenabrechnung bezeichnet) zu erstellen und diese an Ihre Mieter zu senden. Nachzahlungen werden fällig, wenn die Vorauszahlungen nicht ausreichend waren, um den Anteil des Mieters an den Nebenkosten zu decken.

Verständlicherweise sind Vermieter daran interessiert diese Nachforderungen von ihren Mietern erstattet zu bekommen. Allerdings müssen dafür bestimmte Fristen eingehalten werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen es gibt und was zu tun ist, wenn einer dieser Fristen verstrichen ist. Außerdem lesen Sie, was Vermieter im Falle eines Widerspruchs durch den Mieter tun können.


Pflicht zur Erstellung einer Nebenkosten­abrechnung

Wenn Sie Vermieter sind, haben Sie die Möglichkeit, die sogenannten Nebenkosten oder auch Betriebskosten auf Ihre Mieter umzulegen. Dabei handelt es sich um laufende Ausgaben (z.B. Heizkosten, Wasser und Abwasser). Sie entstehen durch die Nutzung einer Immobilie und sind im Mietvertrag vereinbart. Im Gegenzug ist der Vermieter gemäß § 556 BGB dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Abrechnung der Betriebskosten zu erstellen. Allerdings besteht diese Pflicht nur dann, wenn im Vertrag zwischen Mieter und Vermieter ausdrücklich vereinbart ist, dass eine Vorauszahlung der Nebenkosten durch den Mieter stattfindet.

Fristen einer Nebenkostenabrechnung

Laut § 556 Abs. 3 BGB sind Vermieter dazu verpflichtet, bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung eine Frist von zwölf Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode einzuhalten. Das bedeutet, dass die Abrechnung für den Zeitraum Januar – Dezember spätestens bis zum 31. Dezember des darauffolgenden Jahres beim Mieter eingegangen sein muss.
Mehr erfahren: Beispiel Fristen für die Abrechnung der Betriebskosten 2022

Fristen für die Bezahlung von Nachzahlungen und Guthaben

Im BGB ist nicht nur die Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung geregelt. Des Weiteren ist in § 271 Abs.1 festgelegt, welche Fristen in Bezug auf die Auszahlung von Nachforderungen und Guthaben bestehen.

Wichtig für Vermieter zu wissen ist, dass Rückerstattungen und Nachforderungen im Prinzip sofort nach Versand der Nebenkostenabrechnung fällig werden. Ab Versand der Nebenkostenabrechnung haben Vermieter und Mieter eine Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Natürlich haben Mieter das Recht ihre Betriebskostenabrechnung zu prüfen und einen Widerspruch einzulegen. Das entbindet sie aber erst einmal nicht von der 30-tägigen Zahlungsfrist nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung.

Ist die Nebenkostenabrechnung Frist verstrichen? Das sind die Konsequenzen

Als Vermieter sollten Sie unbedingt auf die Einhaltung der Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung achten. Wird sie den Mietern zu spät zugestellt – also mehr als zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums – ist die Abrechnung unwirksam. Der Mieter muss Nachforderungen in diesem Fall nicht nachkommen und Sie bleiben selbst auf etwaigen Nachforderungen sitzen.

Sollte es sich hingegen um eine Rückerstattung handeln, muss die auch bei zu spät zugestellter Nebenkostenabrechnung an den Mieter ausgezahlt werden. Hier genießen Mieter einen gewissen Schutz, sodass nur die Forderungen der Vermieter erlöschen nicht jedoch ein Anspruch eines Guthabens aus der Nebenkostenabrechnung.

Ausnahme: Der Mieter ist unbekannt verzogen und aus diesem Grund war eine fristgerechte Zustellung der Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter nicht möglich.

Widerspruch durch den Mieter: Das ist die Frist

Wenn der Mieter nach Prüfung seiner Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen oder Klage einreichen möchte, hat er dafür zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit. Gründe hierfür können zum Beispiel sein, dass Kosten berücksichtig wurden, die nicht umgelegt werden dürfen. Unser Artikel „Nebenkostenabrechnung – Was müssen Vermieter beachten“ gibt wichtige Hinweise dafür, fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen zu vermeiden.

Lässt der Mieter diese Frist verstreichen, ist es ihm nicht mehr möglich, Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung geltend zu machen.

Frist für die Abrechnung nach Auszug des Mieters

Natürlich kommt es auch immer mal vor, dass ein Mieter seinen Mietvertrag kündigt und auszieht. Auch in diesem Fall muss eine Nebenkostenabrechnung erfolgen. Die Frist für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung ist hier zwölf Monate nach Auszug des Mieters. Der Abrechnungszeitraum endet hier also nicht 12 Monate nach Ende Betriebskostenperiode, sondern 12 Monate nach Ende des Mietvertrags. Bei der Übergabe der Mieteinheit werden in diesem Rahmen alle Zählerstände abgelesen und notiert, damit der Mieter auch wirklich nur das bezahlt, was er auch verbraucht hat.  

Beispiel einer Betriebskostenabrechnung
Vermieter-Software automatisiert die Erstellung der Nebenkostenabrechnung weitgehend

Der Zeitraum für die Abrechnung der Nebenkosten

In der Regel umfasst die Abrechnungsperiode 12 Monate. Es kann aber auch vorkommen, dass der Zeitraum der Abrechnung verkürzt ist – beispielsweise bei einem unterjährigen Mieterwechsel. Dann gilt als Enddatum das Auslaufen des Mietvertrags für Mieter und Vermieter.

Die neue Heizkostenverordung 2020 legt fest, dass Vermieter bald monatliche Verbrauchsinformationen versenden müssen. Trotzdem muss weiterhin ein jährliche Betriebskostenabrechnung versendet werden. Mehr zum Thema lesen Sie in unserem Artikel „Heizkostenverordnung 2022: Was ändert sich für Vermieter?“

Frist für die Verjährung von Nachzahlungen

Nicht selten kommt es vor, dass bei der Betriebskostenabrechnung Nachforderungen entstehen. Diese Nachzahlungen werden bei Eingang der Abrechnung beim Mieter sofort fällig. Doch was passiert, wenn der Mieter die Zahlung nicht veranlasst? Wann verjährt die Nebenkostenabrechnung 2019 zum Beispiel?

Vermieter haben drei Jahre lang Anspruch auf ihre Nachforderungen. Ebenso verhält es sich umgekehrt mit Rückerstattungen für Mieter/-innen. Das ist in §§ 214, 215 BGB geregelt. Sind die Nachzahlungen nach diesen drei Jahren nicht erfolgt, erlischt der Anspruch und ist verjährt.

Die Frist der Verjährung beginnt dabei mit Ablauf der Abrechnungsfrist. Das bedeutet, dass die Nebenkostenabrechnung 2019 am 31.12.2020 fällig wird und die Frist für die Verjährung am 31.12.2023 endet. Danach hat die jeweilige Partei keinen Anspruch mehr auf ihre Forderung.

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Vermietung von Gewerbe und Wohnraum: Das ist der Unterschied bei den Fristen

Bei der Vermietung von gewerblich genutzten Immobilien gibt es in Bezug auf die Fristen bei der Betriebskostenabrechnung einen deutlichen Unterschied im Vergleich zu privaten Wohnmietverträgen. Generell wird bei gewerblichen Mietverträgen davon ausgegangen, dass beide Vertragsparteien gleichberechtigt sind. Das spiegelt sich auch in den Fristen für gewerbliche Mieter wieder.

Zwar beträgt die Abrechnungsfrist für die Nebenkostenabrechnung für gewerbliche Mieter auch 12 Monate, aber nach Ablauf dieser Frist können Vermieter bei Gewerbemieten noch Nachbesserungen vornehmen und zusätzliche Kosten geltend machen. Erst nach drei Jahren verjähren die Ansprüche des Vermieters. Im Gegensatz dazu kann bei Privatmietern mehr als 12 Monate nach Ablauf der Betriebskostenperiode keine zusätzliche Nachforderung erfolgen.

Tipp: Mit der hellohousing Webapp können Sie sowohl für private als auch für gewerbliche Mietverhältnisse Betriebskostenabrechnungen erstellen.

Beispiel Fristen für die Abrechnung der Betriebskosten 2022

Sie sind sich unsicher, wann die Frist zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2022 abläuft? Dann können Sie sich an dem folgenden Beispiel orientieren.

Übersicht der wichtigsten Fristen für die Nebenkostenabrechnung 2022
Übersicht der wichtigsten Fristen für die Nebenkostenabrechnung 2022

Fazit: Fristen nicht bis zum Ende ausreizen

Am besten verfahren Vermieter, wenn sie Fristen gar nicht erst ausreizen. Mit der richtigen Softwarelösung wie der hellohousing WebApp werden Nebenkostenabrechnungen nahezu automatisiert erstellt. So können Sie als Vermieter, den Mietern zeitnah nach dem Ende der Abrechnungsperiode die Betriebskostenabrechnung zukommen lassen und riskieren gar nicht erst, die Abrechnungsfrist zu versäumen.