Wir werden oft gefragt, was die Vorteile einer digitalen Belegerfassung sind und warum man sich die Mühe machen sollte, Belege für die Immobilienverwaltung online zu erfassen. Hier haben wir die wesentlichen Vorteile einmal zusammengefasst.  


Belege mit Hilfe von Online Tools zu erfassen, erleichtert den Vermieteralltag erheblich. Neue Rechnungen können bereits bei Rechnungseingang einfach via „Drag and Drop“ oder „Upload“ in der Cloud abgelegt werden. Der Nutzer muss beim Hochladen lediglich den Rechnungszeitraum, den Betrag und die Kostenart (z.B. Grundsteuer) festlegen. Im Anschluss übernimmt die Software viele ansonsten leidige Aufgaben für die Vermieter. 

Belege werden automatisch der richtigen Kostenposition in der Nebenkostenabrechnung zugeordnet  

Wird eine neue Kostenposition angelegt, prüft die Webapp automatisch, ob relevante Belege für die jeweilige Kostenart vorliegen. Nutzer bekommen die relevanten Belege angezeigt und können die Kosten einfach zuordnen.   

Automatische Aufteilung von Belegen, die mehrere Betriebskostenperioden betreffen

Viele Vermieter kennen das Problem: Bei langen Rechnungszeiträumen (oft bei Gebäudeversicherung oder Grundsteuer) erstreckt sich ein Beleg häufig über mehrere Betriebskostenperioden. Hier war in der Vergangenheit oft eine händische Berechnung und Aufteilung nach Kalendertagen nötig. Digitale Belegmanager hingegen teilen den Gesamtbetrag automatisch auf alle relevanten Perioden auf. So ist sichergestellt, dass die Teilbeträge in der richtigen Höhe den relevanten Betriebskostenperioden zugeordnet werden.

Keine Belege mehr vergessen

Sind Ausgaben umlagefähig, werden aber nicht umgelegt, ist der finanzielle Schaden beträchtlich. Die Software zur Immobilienverwaltung prüft daher automatisch, ob die Ausgaben eines Belegs bereits umgelegt wurden. Die Software weist Nutzer darauf hin, wenn ein Beleg oder ein Teilbetrag eines Belegs noch nicht umgelegt wurde. So ist sichergestellt, dass kein Beleg vergessen wird.

Fazit

Mit Hilfe von digitalen Tools (und etwas Selbstdisziplin) können Vermieter im Laufe des Jahres im digitalen Belegmanagement bereits alle relevanten Kosten erfassen. Durch automatische Zuordnung und Vorbefüllung ist die eigentliche Nebenkostenabrechnung dann im Handumdrehen erledigt.  

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