In diesem Artikel stellen wir ein Beispiel für eine Nebenkostenabrechnung in PDF Format und Nebenkostenabrechnungs-Vorlage als Excel Tabelle zum Download bereit. Außerdem finden Sie hier eine Vorlage für ein Anschreiben als Word-Datei zum Download. Wir erläutern kurz, für welche Anwendungsfälle sich eine Excel Vorlage eignet. Außerdem zeigen wir eine kostenlose Alternative zur Excel Vorlage.
Inhalt
- Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung Vorlage bzw. Muster?
- Nebenkostenabrechnung Beispiel zum Download
- Hinweise zum Einsatz der Excel Nebenkostenabrechnung Vorlage
- Nebenkostenabrechnung Excel-Vorlage Download
- Vorlage Anschreiben zur Betriebskostenabrechnung als Word Datei
- Kostenlose Alternative zur Excel Vorlage
- Fazit zum Einsatz von Muster-Nebenkostenabrechnungen
Was gehört in eine Nebenkostenabrechnung Vorlage bzw. Muster?
Wenn Ihr Mieter Vorauszahlungen für die Nebenkosten zahlt, ist die jährliche Nebenkostenabrechnung für Sie als Vermieter Pflicht. In der Nebenkostenabrechnung werden die Kosten des Gesamtgebäudes möglichst verursachungsgerecht auf die einzelnen Nutzer (Mieter bzw. Eigentümer) aufgeteilt. Die Verteilung der Gesamtkosten der Immobilie werden dabei anhand eines Verteilerschlüssels (meist ist das die Wohnfläche bzw. die Verbräuche) auf die Mieter verteilt.
Auch eine Nebenkostenabrechnung, die mit einer Vorlage erstellt wurde, muss dabei die gesetzlichen Mindestangaben enthalten:
- Abrechnungszeitraum und Datum der Erstellung
- Angabe der abzurechnenden Mieteinheit
- Angaben zum Vermieter oder Verwalter als Aussteller
- Gesamtkosten
- Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der Vorauszahlungen
Nebenkostenabrechnung Beispiel zum Download
Hier sehen Sie ein Bespiel für eine Betriebskostenabrechnung. Diese Nebenkostenabrechnung, die mit dem kostenlosen Starter-Paket von hellohousing erstellt wurde, enthält alle umlagefähigen Nebenkosten der Immobilie. Das Nebenkostenabrechnungsbeispiel kann durch Klick auf das Bild heruntergeladen werden.
Hinweis: Welche Nebenkosten Sie umlegen können hängt maßgeblich davon ab, welche Betriebskosten Sie mit Ihrem Mieter im Mietvertrag vereinbart haben.
Hinweise zum Einsatz der Excel Nebenkostenabrechnungsvorlage
In diesem Abschnitt stellen wir eine Muster Nebenkostenabrechnung als Excel Tabelle zur Verfügung. Zu richtigen Verwendung vorab ein paar Hinweise:
Einsatzbereich der Vorlage
Eine Excel Vorlage für die Nebenkostenabrechnung ist nur für einfache Anwendungsfälle eine sinnvolle Alterative. Eine Vorlage zu benutzen, setzt aber dennoch voraus, dass der Vermieter bereits Vorkenntnissen bei der Erstellung von Betriebskostenabrechnungen hat. So gibt die Vorlage nur eine grobe Struktur vor. Die Auswahl der Nebenkostenposition, die richtige Höhe, die Wahl des Verteilerschlüssels, die Ermittlung der Verbräuche und andere Detailfragen, muss der Nutzer selbst klären.
Muster erfordert Kenntnisse von Exceltabellenkalkulation
Da es sich bei meisten Vorlagen meist um Excel-Tabellen handelt, sollte der Vermieter außerdem firm im Umgang mit Excel Tabellenkalkulation sein. Recht einfach ist die Erstellung von Nebenkostenabrechnungen von Eigentumswohnungen, so dass sich hier eine Excel Vorlage gut einsetzen lässt. Bei der Nebenkostenabrechnungserstellung für Eigentumswohnungen muss meist nur für eine Abrechnung für einen Mieter erstellt werden. Die Gesamtkosten des Gebäudes liegen in Form der Hausgeldabrechnung für die Wohneigentümergemeinschaf (WEG) schon richtig vor. Es müssen lediglich die relevanten Kostenpositionen in die Nebenkostenabrechnungsvorlage übertragen werden.
Für welche Fälle ist eine Muster Nebenkostenabrechnung nicht geeignet?
Für Nebenkostenabrechnungen von Mehrfamilienhäusern mit mehreren Einheiten, Mietern und unterjährigen Mieterwechseln, funktionieren kostenlose Excel-Vorlagen bzw. Muster nur eingeschränkt. Um solche komplexen Fälle abzubilden, müssen die Excel Vorlagen sehr umfangreich sein und beinhalten oft Makros (kleine Programme innerhalb der Excel-Tabelle). Solche Vorlagen existieren, sie sind aber oft nur kostenpflichtig erhältlich. Sie sind auch nicht besonders nutzerfreundlich und ziemlich fehleranfällig. Auch Mischimmobilien mit Mehrwertsteuerausweis für Gewerbebetriebe sind mit Excel Vorlagen nur schwer zu handhaben.
Tipp: Einfache Excel Vorlagen sind in Ordnung. Von aufwändigen Excelvorlagen mit Makros können wir nur abraten. Diese sind fehleranfällig, nicht vernetzt und müssen bei jedem Update neu ausgefüllt werden und stellen somit eher ein Überbleibsel aus den 90iger Jahren dar.
Excel-Vorlage für Heizkostenabrechnung eher ungeeignet
Sie müssen als Vermieter eine Heizkostenabrechnung selbst erstellen? Dann sollten Sie wahrscheinlich nicht auf eine Excel Tabelle setzen. War das früher noch für versierte Nutzer möglich, so sind seit der gesetzlichen Neuregelung der Heizkostenverordnung, die Anforderungen an die Abrechnung der Heizkosten gestiegen. Eine Heizkostenabrechnung muss jetzt auch klimabereinigte Vorjahresvergleiche, die Berechnung des CO2 Anteils der Vermieters und den Vergleich zum Durchschnittsnutzer zeigen. Das ist zwar alles für versierte Nutzer- und Nutzerinnen machbar aber die Zeit und den Aufwand der investiert werden muss, ist erheblich. Daher macht es Sinn zu gucken, ob nicht es nicht Alternativen zur Vorlage gibt.
Nebenkostenabrechnung Excel-Vorlage Download
Hier können Sie eine einfache Excel Vorlage herunterladen. Zum Download auf das Bild klicken.
Vorlage Anschreiben zur Betriebskostenabrechnung als Word Datei
Was nun noch fehlt, ist ein Anschreiben für die Betriebskostenabrechnung. Dieses sollte den Mietern die Eckdaten der Abrechnung präsentieren und die Frist für etwaige Nachzahlungen benennen. Hier ist Beispiel für so ein Anschreiben, welches innerhalb der hellohousing Webapp erstellt wurde.
Ein Musteranschreiben als Worddatei kann per Klick auf das Bild heruntergeladen werden.
Kostenlose Alternative zur Excel oder PDF Vorlage
Deutlich einfacher und dazu auch mit größeren Funktionsumfang, ist die Erstellung der Betriebskostenabrechnung mit der hellohousing Webapp. Das Beste dabei: die Erstellung der Nebenkostenabrechnung mit hellohousing ist kostenlos. So bietet hellohousing als einziger Anbieter eine dauerhaft kostenlose Basisversion („hellohousing Starter“) an, mit der vollwertige Nebenkostenabrechnungen erstellt und als PDF-Datei heruntergeladen werden können. Andere Anbieter verstecken die Abrechnung hinter einer Bezahlschranke oder bieten nur sogenannte Probeabrechnungen an, die nicht heruntergeladen werden können.
Fazit zum Einsatz von Muster-Nebenkostenabrechnungen
Für einfache Fälle, z.B. Nebenkostenabrechnungen für Eigentumswohnungen, kann eine Excel-Vorlage eine gute Option sein. Wer keine Zeit und Lust hat sich mit Excel Dateien herumzuschlagen oder größere Objekte verwalten will, weicht jedoch besser auf eine Webapp zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung aus. Zumal die Erstellung der Nebenkostenabrechnungen mit hellohousing kostenlos ist und die Abrechnungen als PDF-Datei heruntergeladen werden können.
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