Unterjährige Verbrauchsinformation: Das müssen Vermieter wissen

UVIs sind schon jetzt für viele Gebäude erforderlich – spätestens ab 2027 müssen alle Vermieter die monatlichen Verbrauchsinformation bereitstellen.

Im Rahmen der Heizkostenverordnug müssen Mieter bis spätestens 2027 monatlich über ihren Energieverbrauch informiert werden. In Gebäuden, die bereits mit Funkzählern ausgestattet sind, muss diese unterjährige Verbrauchsinformation bereits jetzt erstellt werden.

Inhalt

1. Was ist eine unterjährige Verbrauchsinformation?
2. Welche Angaben müssen laut Heizkostenverordnung enthalten sein?
3. Beispiel für eine unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI)
4. Monatliche Verbrauchsinformation als Chance für Hausverwalter
5. Was sind die technischen Voraussetzungen?
6. Wer erstellt unterjährige Verbrauchsinformationen (UVI)?
7. Wie funktioniert die Bereitstellung?
8. Kosten
9. Wann besteht Bereitstellungspflicht?
10. Besteht ein Kürzungsrecht, wenn Mieter keine unterjährige Verbrauchsinformation erhalten?
11. Fazit

Was ist eine unterjährige Verbrauchsinformation (UVI)?

Die unterjährige Verbrauchsinformation – kurz UVI – ist eine Übersicht, die in Mietobjekten monatlich für den Verbrauch von Heizung und Warmwasser erstellt wird. Sie dient dazu, den Nutzern einen transparenten Überblick in ihren Energieverbrauch zu ermöglichen. Das sind die Fakten:

• Rechtliche Grundlage ist die novellierte Heizkostenverordnung (HKVO) vom 1. Dezember 2021. Sie entspricht den Vorgaben der Energieeffizienz-Richtlinie (EED) der EU.

• Ziel der Heizkostennovelle ist es unter anderem, den CO2-Ausstoß von Wohngebäuden und die Höhe ihres Verbrauchs an Energie zu verringern.

• Die UVI wird monatlich erstellt und an die Bewohner übermittelt.

Anders als die jährliche Heizkostenabrechnung ermöglicht die UVI Wohnungsnutzern bereits während des Jahres, ihren Verbrauch an Energie einzusehen. Somit können sie bei einem unerwartet hohen Verbrauch bei Bedarf rechtzeitig ihr Heizverhalten und ihren Warmwasserverbrauch anpassen.

Ab wann müssen Vermieter monatliche Verbrauchsinformationen (UVI) bereitstellen?

Die Änderung der Heizkostenverordnung regelt, dass Bewohner in Gebäuden mit sogenannter fernablesbarer Messtechnik das Recht auf eine unterjährige Verbrauchsinformationen haben. Das heißt, Bewohner von Gebäuden, die bereits heute mit Funkzählern ausgestattet sind, haben auch heute schon ein Anrecht auf unterjährige Verbrauchsinformationen. Die Pflicht zur Erstellung einer UVI ist somit direkt vom Vorhandensein dieser Funkzähler abhängig.

Fernauslesbare Zähler (Funkzähler) zeichnet sich dadurch aus, dass man Verbrauchsdaten per Funk abrufen kann. Das Betreten der Wohnung ist nicht mehr erforderlich. Funkauslesbare Wasserzähler (warm und kalt), Wärmezähler und elektronische Heizkostenverteiler sind von zahlreichen Herstellern verfügbar.

Spätestens bis zum 31. Dezember 2026 müssen laut Vorgabe der Heizkostenverordnung (HKVO) alle Wohngebäude mit fernablesbaren Messgeräten ausgerüstet sein. Ab 2027 gilt damit eine generelle Pflicht zur Bereitstellung der UVI. Betroffen sind:

• private Vermieter von privat oder gewerblich genutzten Wohnungen bzw. Gebäuden

• Wohnungsunternehmen

• Verwalter von Eigentümergemeinschaften

Ersetzen unterjährige Verbrauchsinformationen die jährliche Heizkostenabrechnung?

Da die UVI den Mietern lediglich als Informationen über den Verbrauch dienen, enthält sie keine Kostenaufstellung. Die Verbrauchserfassung eignet sich daher weder als Zwischenabrechnung, noch kann sie die jährliche Heizkostenabrechnung ersetzen. Als Gebäudeeigentümer oder Verwalter müssen Sie auch weiterhin einmal im Jahr eine Heizkostenabrechnung erstellen.

Welche Angaben müssen laut Heizkostenverordnung in der UVI enthalten sein?

Die Anforderungen der Heizkostenverordnung sieht für die UVI mindestens diese Angaben vor:

• Verbrauchswerte des Vormonats für die Heizenergie in kWh (auch in den Sommermonaten)

• Warmwasserverbrauch des Vormonats in kWh

• Werte für den durchschnittlichen Verbrauch eines vergleichbaren Durchschnittnutzers

• Vergleich mit dem Verbrauch der Bewohner im Vormonat sowie im selben Monat des Vorjahrs

Zudem können Sie die UVI optional um weitere Informationen ergänzen, zum Beispiel:

• Verbrauchswerte für Kaltwasser

• Energiespartipps

• Kostenschätzung

• CO2-Ausstoß des Haushalts für Heizung und Warmwasser

Beispiel für eine Darstellung der unterjährigen Verbrauchsinformation (UVI)

In diesem Beispiel kann man sehen, wie Mieter bzw. Miteigentümer im Mieterportal von hellohousing über Ihre aktuellen Verbräuche informiert werden. hellohousing ist eine Plattform für die digitale Immobilienverwaltung, welche in der Lage ist Funkzähler einzubinden und zu verarbeiten. So können Vermieter und Hausverwalter Ihren Nutzern immer aktuelle unterjährige Verbrauchsinformationen zur Verfügung stellen.

Praktisch: Neben den monatlichen Verbräuchen können Mieter bzw. Nutzer auch auf Dokumente zugreifen und Nachrichten empfangen.

Monatliche Verbrauchsinformation als Chance für Vermieter und Hausverwalter

Für Gebäudeeigentümer sehen die neuen Regelungen ja zunächst vor allem nach Mehraufwand aus. Allerdings können auch Sie als Eigentümer von der UVI profitieren:

• Höhere Mieterzufriedenheit: Durch die regelmäßige Kommunikation schaffen Sie Transparenz.

• Keine bösen Überraschungen bei der jährlichen Abrechnung: Da die Bewohner fortlaufend über die verbrauchte Energie informiert werden, haben sie einen Überblick über die voraussichtlich anfallenden Kosten.

Für besonders effiziente Mieterkommunikation bietet es sich an, die UVI in ein Mieterportal einzubetten. Dort können Bewohner alle Mietangelegenheiten regeln, Dokumente einsehen und sich mit der Verwaltung abstimmen.

Beachten Sie: Anhand der UVI lassen sich keine Vorauszahlungen der Nebenkosten einfordern. Für eine Erhöhung der Vorauszahlungen ist nach wie vor die Jahresabrechnung erforderlich.

Wie funktioniert die Bereitstellung?

Die Verbrauchsinformationen müssen Sie direkt im Folgemonat erstellen und Ihren Mietern bzw. der WEG zukommen lassen. Beispielsweise müssen die Informationen für August im September bereitgestellt werden. Wie Sie die Informationen an die Bewohner übermitteln, ist nicht vorgeschrieben. Möglich ist die Bereitstellung über verschiedene Kanäle, zum Beispiel:

• per Post

• per E-Mail

• über ein Webportal

• über eine App

Welche technischen Voraussetzungen muss ich erfüllen?

Um die monatlichen Verbrauchsinformationen bereitzustellen, müssen Eigentümer bis spätestens 2026 die technischen Voraussetzungen schaffen. Klingt kompliziert, ist aber auch ohne große technische Expertise möglich. Für die Bereitstellung von monatlichen Verbräuchen werden sind drei technische Voraussetzungen erforderlich:

• Funkzähler, welche die Verbräuche für Heizung und Warmwasser messen und senden
• Gateway (Übertragungseinheit), weches die Funkzählerdaten einsammelt und weiterleitet
• Eine geeignete Software, um die unterjährigen Verbrauchsinformationen bereitzustellen

Funkauslesbare Zähler (Funkzähler) sind mittlerweile Standard und werden bei Zählertausch standardmäßig eingebaut und unterscheiden sich im Preis kaum noch von der analogen Variante. Die Installation von Funkzähler unterscheidet sich nicht von der Installation von nicht-funkauslesbaren Zählern und kann wie gehabt vom lokalen Installateuer übernommen werden. Die Funkzähler fagen nach Einbau automatisch an zu funken.

Pro Immobilie ist dann noch ein Gateway erforderlich. Das Gateway (oft auch als Übertragungseinheit oder Datenkonzentrator bezeichnet) sammelt die Funkdaten der Zähler ein und überträgt diese (meist über das Mobilfunknetz mittels einer verbauten SIM-Karte) an die Auswertungssoftware. Die Installation der Gateways ist denkbar einfach: Batterie anschließen und schon fängt das Gateway an, vorhandene Funkzähler zu suchen. Günstige Gateways sind ab ca. 300 EUR erhältlich.

Schließlich benötigen Sie noch eine geeignete Software, die die Zählerdaten empfangen und aufbereiten kann. Als Alternative zu Ablesefirmen, bietet hellohousing eine Immobilienverwaltungssoftware, welche auch die Daten von handelsüblichen Gateways empfangen und verarbeiten kann. Die Verbräuche stehen somit in der Hausverwaltungssoftware zur Verfügung und können über ein angeschlossenes Mieterportal, den Mietern bzw. den Miteigentümern als UVI zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig hat der Immobilienverwalter immer aktuelle Daten für die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen zur Verfügung.

Wer erstellt unterjährige Verbrauchsinformationen (UVI)?

Zur Bereitstellung der UVI haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können einen externen Dienstleister beauftragen oder eigene Zähler verwenden und die UVI selbst erstellen. Im Detail:

• Externe Dienstleister: Ein Messdienstleister übernimmt als Service Einbau, Wartung und Auslesung von Erfassungsgeräten, erstellt die monatlichen Verbrauchsinformationen und übermittelt sie an Sie oder direkt an den Mieter. Bei diesem Modell müssen Sie sich langfristig vertraglich an den Ablesedienst binden (oft bis zum turnusmäßigen Austausch der Geräte, meist 6 Jahre).

• Eigene Zähler: Sie schaffen die benötigte Messtechnik selbst an und nutzen eine geeignete Immobilienverwaltungssoftware für die Erstellung und Bereitstellung der UVI. Dies ist deutlich günstiger als eine Beauftragung eines externen Dienstleisters.

Welche Datenschutzvorgaben gilt es zu beachten?

Da Sie mit der UVI dem Recht Ihrer Mieter auf Information entsprechen, fallen hier die Datenschutzregeln vergleichsweise weniger streng aus: Die Zustimmungspflicht des Mieters zur Weitergabe von Daten entfällt. Wenn Sie also einen externen Dienstleister beauftragen, dürfen Sie die Kontaktdaten Ihres Mieters ungefragt an ihn weitergeben. Dies gilt auch für die E-Mail-Adresse.

Beachten Sie, dass Sie bei einem Mieterwechsel aus Datenschutzgründen nur UVIs bereitstellen dürfen, in denen kein Vergleich mit den Daten des Vormieters enthalten ist. Einen Mieterwechsel müssen Sie dem Messdienstleister daher umgehend mitteilen.

Kosten

Als Eigentümer entstehen Ihnen für die Anschaffung der erforderlichen Technik, die Auslesung und die Erstellung der UVI Kosten. Diese können Sie im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Bewohner umlegen. Denn: Kosten für Erstellung, Bereitstellung und Übermittlung zählen zu den „Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage“ sind somit umlagefähig.

Wann besteht Bereitstellungspflicht?

Generell müssen Sie als Gebäudeeigentümer bzw. Verwalter auf Grundlage der HKVO seit dem 1. Januar 2022 eine UVI bereitstellen, wenn Ihr Gebäude über fernauslesbare Messtechnik verfügt. Dazu zählen:

• Fernauslesung: Alle Daten werden von digitalen Zählern an einen zentralen Datensammler (Gateway) der im Objekt angebracht ist, gesendet und von dort übermittelt.

• Walk-by-Anlagen und Drive-by-Systeme: Auch hier handelt es sich um normale Funkzähler. Die Auslesung erfolgt hier nicht durch ein stationäre Gateway sondern mit einem mobilen Auslesungsgerät. Solche Walk-by Systeme sind aus rein praktischer Sicht nicht für monatliche Auslesungen geeignet, da die Person mit dem Auslesegerät monatliche Auslesungen durchführen müsste. Es empfiehlt sich diese Immobilien mit Gateways nachzurüsten, damit die Auslesungen automatisch erfolgen kann.

Wem sind bei vermieteten Eigentumswohnungen unterjährige Verbrauchsinformationen bereitzustellen?

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) müssen die Bewohner der einzelnen Einheiten die Verbrauchsinformation erhalten – unabhängig davon, ob sie Mieter oder Eigentümer sind. Die Bereitstellungspflicht liegt zunächst bei der WEG bzw. dem Verwalter der Eigentümergemeinschaft. Die Übermittlung kann direkt an den Mieter ergehen oder über den Vermieter laufen. Generell ist auch hier der Wohnungseigentümer dafür verantwortlich, dass der Mieter die UVI erhält. Ggf. muss er dafür sorgen, dass der Verwalter der WEG die Verbrauchsdaten erfasst und zur Verfügung stellt.

Sind unterjährige Verbrauchsinformationen auch bei sogenannten Walk-by- oder Drive-by-Technologien Pflicht?

Generell gelten auch Walk-by- und Drive-by-Geräte als fernauslesbar. Die Voraussetzung für die Bereitstellungspflicht ist damit erfüllt. Allerdings sind diese Technologien meist nicht für eine monatliche Auslesung vorgesehen und erfordern einen erheblichen Personalaufwand. In der Übergangsphase bis Ende 2026 können bei diesen Technologien daher im Einzelfall Ausnahmen von der Bereitstellungspflicht gemacht werden, wenn eine wirtschaftliche Unverhältnismäßigkeit vorliegt.

Besteht ein Kürzungsrecht, wenn Mieter keine Verbrauchsinformationen (UVI) erhalten?

Laut § 12 Abs 1 der Heizkostenverordung haben Mieter ein Kürzungsrecht, wenn sie trotz installierter Fernmesstechnik keine oder unvollständige Verbrauchsinformationen erhalten. Sie dürfen 3% Ihres Anteils der Heizkostenabrechnung einbehalten.

Fazit

Die Notwendigkeit einer UVI hängt davon ab, ob bereits Funkzähler installiert sind. Wenn dies der Fall ist, haben Mieter (und in WEGs auch die Miteigentümer) laut Heizkostenverordnung bereits seit 2022 das Recht auf unterjährige Verbrauchsinformationen. Bis Ende 2026 gilt eine Übergangsfrist, während der alte analoge Zähler ausgetauscht werden müssen. Ab 2027 gilt dann eine generelle Pflicht zur Bereitstellung der Verbrauchsinformationen. Eigentümer und Hausverwalter müssen sich nicht unbedingt an eine Ablesefirma binden. Sie können stattdessen auch selbst auf Funkzähler umrüsten und mit einer geeignenten Immobilienverwaltungssoftware, den Bewohnern die Verbrauchsinformationen bereitstellen.