Es gibt jede Menge Beiträge mit hilfreichen Informationen für Mieter, die einer Betriebskostenabrechnung widersprechen möchten. Tipps für Vermieter, die angemessen auf einen solchen Widerspruch reagieren wollen, sind hingegen rar. Wir erklären Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie sich korrekt verhalten, wenn ein Mieter der Nebenkostenabrechnung widerspricht und welche Möglichkeiten Sie haben, um konstruktive Lösungen herbeizuführen.

Form und Fristen für den Widerspruch zur Betriebskostenabrechnung für den Mieter

Nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung hat ihr Mieter laut §556 (3) 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und ggf. Widerspruch einzulegen. Seinen Widerspruch muss der Mieter mit einer genauen Begründung an den Vermieter richten. Lediglich anzumerken, dass sie Richtigkeit der Abrechnung angezweifelt wird, ist nicht ausreichend.

Einige Ratgeber empfehlen Mietern, ihren Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung per Einschreiben mit Rückschein an den Vermieter zu richten. Ein einfaches Schreiben ist bei einem guten Mietverhältnis jedoch völlig ausreichend.

Zweifelt Ihr Mieter die Richtigkeit der Nebenkosten an und vermutet Fehler in der Abrechnung, entbindet ihn dies nicht von seiner Pflicht, eine evt. Nachzahlung innerhalb von 30 Tagen zu leisten. Eine „Zahlung unter Vorbehalt“ gibt dem Mieter das Recht, die Abrechnung auch nach der Zahlung anzuzweifeln.

Wie reagiere ich als Vermieter richtig auf einen Widerspruch zur Nebenkostenabrechnung?

Zunächst einmal sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr Mieter die Abrechnung lediglich verstehen und die auf ihn anfallende Kosten nachvollziehen möchte. Um Streit zu vermeiden und eine zeitnahe Aufklärung zu erwirken, können Sie folgende Dinge tun:

Zeitnah antworten: Indem Sie Ihrem Mieter zeitnah auf seine Fragen antworten, zeigen Sie Ihre Kooperationsbereitschaft und mit großer Wahrscheinlichkeit lösen sich Bedenken zur Richtigkeit der Abrechnung schnell auf.

Erklärungen geben: Manchmal sind die Gründe für eine Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung leicht nachvollziehbar. Bei gestiegenen Betriebskosten oder Unterschieden zur Vorjahresabrechnung tauchen schnell Fragen auf. Erklären Sie Ihrem Mieter Auffälligkeiten, die sich aus der Abrechnung ergeben, daher am besten direkt.

Dokumenteneinsicht gewähren: Auch indem Sie dem Mieter Belegeinsicht in die entsprechenden Dokumente gewähren, können Sie Zweifel über die Richtigkeit der Abrechnung ausräumen. Dies ist nicht nur ein nettes Entgegenkommen, sondern auf Nachfrage sogar Ihre Pflicht als Vermieter. Laut Urteil des Bundesgerichtshofes ist es Aufgabe des Vermieters, die Richtigkeit der Abrechnung zu beweisen (BGH, Urteil v. 7.2.2018, VIII ZR 189/17).

Abrechnung bei Fehlern zeitnah korrigieren: Fehler können passieren, auch wenn Sie die Nebenkostenabrechnung nach bestem Wissen und Gewissen erstellt haben. Ein zeitnahes Reagieren auf den Widerspruch ermöglicht es Ihnen, die Abrechnung bei Fehlern noch innerhalb der Abrechnungsfrist zu berichtigen.

Vermeiden Sie typische Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Schleichen sich trotz aller Bemühungen Fehler in die Betriebskostenabrechnung ein, so ist zu unterscheiden, ob formelle und materielle Fehler vorliegen. Während formelle Fehler die Abrechnung ungültig machen, können inhaltliche Fehler durch den Vermieter korrigiert werden.

Formelle Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Formelle Fehler in der Nebenkostenabrechnung führen dazu, dass eine Abrechnung für ungültig erklärt wird.

Zu den formellen Fehlern zählen zum Beispiel:

·      Eine verspätete Abrechnung (12 Monate nach Abrechnungszeitraum)

·      Falscher Abrechnungszeitraum gewählt

·      Die Betriebskostenabrechnung ist mit einfachen Kenntnissen nicht logisch nachvollziehbar und für den Mieter verständlich.

·      Es fehlen Angaben wie Verteilerschlüssel oder eine Aufstellung der Gesamtkosten

·      Fehlende Angabe und Abzug der Vorauszahlungen.

Korrektur der Betriebskostenabrechnung bei formalen Fehlern

Weist die Nebenkostenabrechnung formelle Fehler auf, ist dies gleichzusetzen mit einer Abrechnung, die nicht erstellt wurde. Nur, wenn es dem Vermieter gelingt, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist zu korrigieren, kann der Anspruch auf eine Nachzahlung aufrechterhalten werden. Verstreicht die Frist von 12 Monaten nach Abrechnungszeitraum zwischenzeitlich, kann er Nachzahlungen, die aus der Abrechnung resultieren, nicht mehr einfordern. Guthaben hingegen sind dem Mieter auszuzahlen.

Inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung

Neben den formalen Fehlern können auch inhaltliche Fehler in der Betriebskostenabrechnung zu Problemen führen.

Hierzu zählen unter anderem:

·      Die Umlage nicht vereinbarter Betriebskosten

·      Der Ansatz von falschen Beträgen

·      Die Nutzung von falschen Verteilerschlüsseln

·      Die Berücksichtigung der Soll-Vorauszahlung anstelle der Ist-Vorauszahlung bei der Ermittlung des Abrechnungsergebnisses

Vorsicht bei Verwalterabrechnung für Eigentumswohnung: Es mag naheliegen, die erhaltene Verwalterabrechnung als Betriebskostenabrechnung an den Mieter weiterzuleiten und damit Zeit und Aufwand zu sparen. Die Verwalterabrechnung enthält jedoch Kostenanteile wie die Verwaltergebühr, Kontoführungsgebühren und Instandhaltungskosten, die nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Außerdem sind die Vorauszahlungen des Mieters in dieser Abrechnung nicht aufgeführt. Diese Abrechnung mit dem Mieter wäre demnach sowohl inhaltlich als auch formal falsch.

Korrektur der Abrechnung bei inhaltlichen/materiellen Fehlern

Liegen materielle Fehler vor, ist die Abrechnung zu korrigieren. Eine Korrektur innerhalb der Abrechnungsfrist kann sowohl zum Vor- als auch zum Nachteil des Mieters erfolgen.

Ist die zwölfmonatige Abrechnungsfrist zum Zeitpunkt der Korrektur bereits überschritten, dürfen Mieter durch die Korrektur der Betriebskostenabrechnung nicht benachteiligt werden. Ergibt sich aus der berichtigten Abrechnung eine höhere Nachzahlung als zuvor, ist der Mieter also lediglich zur Zahlung des geringeren Betrags verpflichtet. Verringert sich ein Nachzahlungsbetrag nach der Korrektur, ist auch hier die für den Mieter der geringere Betrag zu zahlen.

Fazit zum Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

In den Medien werden Mieter häufig vor falschen Nebenkostenabrechnungen gewarnt. Dass Mieter Widerspruch einlegen, ist deshalb nicht ungewöhnlich. Indem Sie zeitnah reagieren und Ihre Bereitschaft zeigen, dem Mieter die Abrechnung zu erklären, und Einsicht in die Belege gewähren, können Unstimmigkeiten oft schnell und unkompliziert beseitigt werden.