Die Kosten einer Hausverwaltung variieren je nach Anzahl der Einheiten und dem Serviceumfang. Hier erklären wir welche Faktoren die Kosten der Hausverwaltung beinflussen und wie Eigentümer diese reduzieren können.

Inhalt

1. Lohnt sich eine Hausverwaltung?
2. Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?
3. Hausverwalter für eine Wohneigentümergemeinschaft (WEG)
4. Die Mietverwaltung
5. Verwaltervertrag regelt Aufgaben des Dienstleisters
6. Kündigung und Wechsel der Hausverwaltung
7. Kosten der Hausverwaltung
8. Sondervergütungen kosten extra
9. Ein Beispiel für die Kosten der Hausverwaltung
10. Sind die Kosten der Hausverwaltung umlagefähig?
11. Spartipps: Hausverwaltung Kosten reduzieren
12. Digitale Alternativen zu einer externen Hausverwaltung
13. Diese Verwaltungsaufgaben können Vermieter-WebApps übernehmen
14. Fazit: Lohnen sich die Kosten einer Hausverwaltung?

Lohnt sich eine Hausverwaltung?

In diesem Artikel untersuchen wir die Kosten einer Hausverwaltung in Deutschland, einschließlich der unterschiedlichen Gebühren und Dienstleistungen, die in der Regel in den Verwaltervertrag einfließen. Wir beleuchten, in welchen Fällen sich eine Hausverwaltung lohnt.

Ob Sie ein erfahrener Vermieter sind oder ein Neueinsteiger in der Immobilienwelt, dieser Artikel bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über die Kosten und Nutzen einer Hausverwaltung und hilft Ihnen dabei, fundierte Entscheidungen für Ihre Immobilieninvestition zu treffen.

Was macht eigentlich eine Hausverwaltung?

Eine Hausverwaltung dient dazu, eine Immobilie zu bewirtschaften und zu erhalten. Sie übernimmt für die Eigentümergemeinschaft oder die Vermieter verschiedene technische, kaufmännische und wirtschaftliche Aufgaben. Dazu gehören zum Beispiel die Erstellung von Abrechnungen, Kontrolle und Verwaltung von Dienstleistern, Instandhaltungsmaßnahmen, Modernisierungsarbeiten und häuslichen Anlagen.

Die Aufgaben der Hausverwaltung unterscheiden sich je nachdem ob Sie einen Verwalter für eine Wohneigentümergemeinschaft (WEG) oder für die Mietverwaltung beauftragen. Hier erklären wir den Unterschied zwischen den beiden Verwaltungsarten:

Hausverwalter für eine Wohneigentümergemeinschaft (WEG)

Ist ein Mehrfamilienhaus in Eigentumswohnungen aufgeteilt, handelt es sich um eine Wohneigentümergemeinschaft (WEG). Die Wohneigentümergemeinschaft muss laut WEG Gesetz einen WEG Verwalter bestimmen. Es kann sich hier um eine Hausverwaltungsfirma handeln oder aber einfach um einen der Eigentümer.

Die WEG-Verwaltung für ein Mehrfamilienhaus umfasst in der Regel die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Das sind alle Installationen, Einrichtungen, die nicht zur eigentlichen Eigentumswohnung gehören. Was genau zum Gemeinschaftseigentum gehört. regelt die Teilungserklärung. Der WEG Verwalter organisiert außerdem Eigentümerversammlungen, Abrechnungen und Wirtschaftspläne kümmert sich um die Ausführung von Beschlüssen und der Verwaltung des Gemeinschaftsbudgets.

Die Mietverwaltung

Bei der Mietverwaltung schlüpft ein Verwalter in die Rolle des Vermieters und übernimmt alle oder einen Teil der mit der Vermietung verbundenen Aufgaben. Dazu zählen sowohl kaufmännische als auch technische und rechtliche Aufgaben.

Zu den wichtigsten Aufgaben in der Mietverwaltung gehören:

• Erstellung der Nebenkostenabrechnungen,

• Bezahlung anfallender Kosten,

• Beauftragung von Versorgungsleistungen,

• Vereinnahmen und Verwaltung der Mieten,

• Anmahnen fälliger Mietzahlungen,

• Mahnwesen,

• Betrieb und Kontrolle von Einrichtungen,

• Steuerung von Dienstleistern und

• Durchführung von Instandhaltungsmaßnahmen.

Verwaltervertrag regelt Aufgaben des Dienstleisters

Wenn Sie sich entscheiden die Verwaltung durch einen externen Hausverwalter erledigen zu lassen, wird meistens ein Verwaltervertrag geschlossen. Der Verwaltervertrag legt die genauen Pflichten und Verantwortlichkeiten der Hausverwaltung fest. Der Vertrag sollte klar und detailliert sein und alle Aufgaben der Hausverwaltung abdecken, einschließlich der zu erbringenden Dienstleistungen, der Gebühren und Zahlungsbedingungen, der Vertragslaufzeit und der Kündigungsbedingungen.

Kündigung und Wechsel der Hausverwaltung

Wenn Sie mit der Leistung Ihrer Hausverwaltung nicht zufrieden sind oder die Kosten zu hoch sind, können Sie den Vertrag kündigen. Bei der Kündigung ist es wichtig, die im Verwaltervertrag festgelegten Bedingungen zu beachten, einschließlich der Kündigungsfrist und eventueller Kündigungsgebühren.

Der Wechsel zu einer neuen Hausverwaltung sollte sorgfältig geplant werden, um sicherzustellen, dass der Übergang reibungslos verläuft und die Verwaltung Ihrer Immobilie nicht beeinträchtigt wird. Dazu gehört unter anderem die Auswahl einer zuverlässigen neuen Hausverwaltung, die Überprüfung des neuen Verwaltervertrags und die ordnungsgemäße Übergabe aller relevanten Dokumente und Informationen.

Oder Sie entscheiden sich statt einer traditionellen Hausverwaltung, ihre Immobilie zukünftig selbst zu verwalten. Mittlerweile gibt es einige digitale Lösungen, die nebenberuflichen Vermietern, ein Großteil der Verwaltungsaufgaben abnehmen.

Kosten der Hausverwaltung

Die Kosten einer Hausverwaltung können stark variieren, je nachdem, welche Dienstleistungen in Anspruch genommen werden. Im Durchschnitt liegen die Kosten für eine Hausverwaltung zwischen 30 und 50 Euro pro Einheit und Monat, wobei für Luxusimmobilien und große Gebäudekomplexe oft höhere Gebühren verlangt werden. Das entspricht 360-600 Euro pro Jahr und Wohnung. Grob gesagt muss man eine Monatsmiete pro Jahr als Kosten für eine externe Hausverwaltung einplanen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Kosten einer Hausverwaltung von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden können, darunter die Art der Verwaltung (WEG-Verwaltung oder Mietverwaltung), die Anzahl der zu verwaltenden Einheiten, das Alter und der Zustand des Gebäudes, die Lage und Region und eventuelle Streitigkeiten innerhalb der Eigentümergemeinschaft.

Sondervergütungen kosten extra

Neben den regelmäßigen Gebühren, können für bestimmte Leistungen Sondervergütungen anfallen. Dies ist besonders oft in der WEG Verwaltung der Fall. Beispiele hierfür können sein: die Durchführung von Sanierungsmaßnahmen, außerordentliche Versammlungen, die Bearbeitung von Versicherungsfällen, u.v.m. sein. Bei der Mietverwaltung können unter anderem die Mietersuche und Mietvertragsgestaltung zusätzlich vergütet werden.

Ein Beispiel für die Kosten der Hausverwaltung

Zum besseren Verständnis der Kosten einer Hausverwaltung kann folgendes Beispiel dienen:

Nehmen wir an, Sie besitzen ein Mehrfamilienhaus mit 10 Wohneinheiten und haben eine Hausverwaltung beauftragt, die 40 Euro pro Einheit und Monat verlangt. Ihre jährlichen Kosten für die Hausverwaltung würden dann 4,800 Euro betragen (10 Einheiten x 40 Euro x 12 Monate).

Wie erwähnt fallen zusätzlich zu den Grundgebühren oft auch noch weitere Kosten an für Sonderleistungen oder für zusätzliche Verwaltungsaufgaben, die über den üblichen Umfang hinausgehen.

Insbesondere für kleine Wohnungen mit geringen Mieteneinnahmen, stellen die Kosten der Hausverwaltung einen erheblichen Kostenfaktor dar.

Sind die Kosten der Hausverwaltung umlagefähig?

Nein, die Kosten für die Mietverwaltung können grundsätzlich nicht über die Nebenkostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Die Betriebskostenverordnung regelt eindeutig, welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden dürfen. Die Kosten für die Hausverwaltung gehören nicht dazu. Das bedeutet, die Kosten der Hausverwaltung müssen durch die Kaltmiete gedeckt werden und reduzieren direkt die Wirtschaftlichkeit der Immobilie.

Eine Ausnahme liegt vor, den der Verwalter die Ablesung der Zähler übernimmt oder Hauswarttätigkeiten leistet. Solche klar definieren Leistungen für umlagefähigen Nebenkosten, können im Rahmen der Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Leistung klar dokumentiert und belegt sind.

Spartipps: Hausverwaltung Kosten reduzieren

Die Kosten für eine Hausverwaltung können also erheblich sein. Wer nicht auf eine externe Hausverwaltung verzichten will, hat dennoch Möglichkeiten die Kosten zu reduzieren:

• Verhandeln Sie über die Gebühren: In vielen Fällen können Sie die Gebühren einer Hausverwaltung aushandeln, besonders wenn Sie mehrere Immobilien haben oder einen langfristigen Vertrag anbieten.
• Übernehmen Sie einige Aufgaben selbst: Wenn Sie die Zeit und das Fachwissen haben, können Sie einige Aufgaben der Hausverwaltung selbst übernehmen und so die Kosten reduzieren.
• Nutzen Sie eine Software zur digitalen Immobilienverwaltung: Online Lösungen für die digitale Hausverwaltung ermöglichen es Eigentümern, viele der Verwaltungsaufgaben einfach online zu erledigen. Die Kosten belaufen sich auf deutlich unter 1€ pro Mieteinheit pro Monat und sind damit deutlich günstiger als die einer externen Verwaltung.

Digitale Alternativen zu einer externen Hausverwaltung

Mit der fortgeschrittenen Digitalisierung in der Immobilienbranche werden digitale Lösungen mehr und mehr zu einer interessanten Alternative gegenüber einer traditionellen externen Hausverwaltung.

Insbesondere webbasierte Hausverwaltungs-Software kann eine flexiblere und kostengünstigere Alternative sein. Sie ermöglicht es Eigentümern, ihre Immobilien effizient online zu verwalten, zu einem Bruchteil der Kosten einer traditionellen Hausverwaltung. Online Hausverwaltungssoftware bieten viele der Dienstleistungen der externen Hausverwaltungen an. Es ist aber auch klar, dass Online Immobilienverwaltungs-Software nicht das volle Aufgabenspektrum eine traditionellen Hausverwaltung ersetzen kann. Aufgaben wir die Koordinierung von Handwerken (allerdings oftmals gegen Sondervergütung) oder wenn die Hausverwaltung als Ansprechpartner für Mietende dienen soll, können Online Lösungen nicht ersetzen.

Diese Verwaltungsaufgaben können Vermieter-WebApps übernehmen

Gute digitale Lösungen bieten eine vollständige Palette von Verwaltungsdienstleistungen an, die speziell darauf abgestimmt sind, Eigentümern die Arbeit zu erleichtern und Kosten zu senken. Webbasierte Hausverwaltungssoftware bietet unter anderem die Möglichkeit, Mieten zu verwalten, Nebenkosten abzurechnen und mit Mietern zu kommunizieren. Darüber hinaus können Sie mit den Web-Apps jederzeit und von überall auf Ihre Daten zugreifen und die Verwaltung Ihrer Immobilien auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abstimmen.

Einige digitale Hausverwaltungsanbieter stellen auch sogenannte Mieterportale zur Verfügung. In dieses können sich die Mietenden einloggen und haben dort Zugang zu Abrechnungen, Mietdokumenten und Mietangelegenheiten. Mieter können über das Mieterportal auch Kontakt zum Vermieter aufnehmen.

Zukünftig erfüllen Vermieter so auch die gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von unterjährigen Verbrauchsinformationen. Bisher gibt es aber erst einen Anbieter, der die monatlichen Verbräuche anzeigen kann.

Schließlich bietet eine Online-Hausverwaltung auch hohe Transparenz und Kontrolle. Sie können jederzeit den aktuellen Stand der Dinge einsehen, was bei einer externen Hausverwaltung oft nicht so einfach möglich ist. Durch die digitale Verwaltung Ihrer Immobilien können Sie sicherstellen, dass alle Verwaltungsprozesse korrekt und rechtzeitig durchgeführt werden und Sie den Überblick behalten

Fazit: Lohnen sich die Kosten einer Hausverwaltung?

Die Kosten einer Hausverwaltung können erheblich sein und liegen meist zwischen 360-600 EUR pro Mieteinheit pro Jahr. Viele Vermieter und Eigentümer fragen sich daher, ob sich die Kosten lohnen. Da die Kosten nicht umlagefähig sind, reduzieren sich durch die Kosten für Hausverwalter die Wirtschaftlichkeit der Immobilie.

Ob eine externe Hausverwaltung nötig ist, hängt oft von der Komplexität der Immobilie und der Zahl der Mieter ab. Vermieter mit mehreren Immobilien oder Vermieter, die nicht in der Nähe ihrer Immobilien leben, können von einer Hausverwaltung profitieren.

Für viele Objekte bieten sich mittlerweile aber schon digitale Lösungen, wie die hellohousing Webapp an. Durch intelligente Automatisierung nimmt eine Software den Vermietern die meisten Verwaltungsaufgaben ab. Vorwissen ist nicht erforderlich. Digitale Hausverwaltungen sind dabei für den Bruchteil der Kosten einer traditionellen Hausverwaltung erhältlich. Daher könnten in der Zukunft mehr und mehr Vermieter feststellen, dass sich die Kosten einer externen Hausverwaltung für sie nicht mehr rechnen.