Nebenkosten erhöhen: Das müssen Vermieter wissen

Steigende Betriebskosten können eine Anpassung der Vorauszahlungen erforderlich machen.

Die Anpassung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen ist generell möglich – allerdings sollten Sie als Vermieter einige rechtliche Aspekte beachten.

Inhalt

1. Wann kann ich als Vermieter die Nebenkosten erhöhen?
2. Vermieter muss Erhöhung der Nebenkosten mit der jährlichen Abrechnung begründen
3. Wie hoch darf die Erhöhung der Vorauszahlung ausfallen?
4. Nebenkostenerhöhung aufgrund steigender Gaspreise
5. Wie kann ich als Vermieter die Vorauszahlung erhöhen?
6. Fazit

Zu niedrig angesetzte Nebenkosten sind ein Ärgernis für beide Seiten: Als Vermieter müssen Sie in Vorleistung gehen und Ihr Mieter muss auf einen Schlag eine hohe Nachzahlung verkraften. Die Erhöhung der monatlichen Nebenkostenvorauszahlung kann da Abhilfe schaffen. Besondere Bedeutung kommt dabei der jährlichen Betriebskostenabrechnung zu. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie die Höhe der Nebenkosten unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben anpassen.

Wann kann ich als Vermieter die Nebenkosten erhöhen?

Wenn sich Vermieter und Mieter einig sind, ist eine einvernehmliche Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungjederzeit möglich. Anders sieht es bei einer einseitigen Erhöhung der Betriebskosten aus, die der Vermieter ohne Zustimmung des Mieters vornimmt. Hier gelten bestimmte Vorgaben:

• Eine Erhöhung der Nebenkosten und damit der Warmmiete ist möglich, wenn sie der Vermeidung einer Nachzahlung dient.

• Der Vermieter muss Erhöhungen der Nebenkosten anhand der jährlichen Betriebskostenabrechnung begründen können: Aus der Abrechnung muss hervorgehen, dass die Vorauszahlungen zu niedrig sind und hohe Nachzahlungen fällig werden.

• Die Anpassung der Nebenkosten darf daher in der Regel nur nach dem Abrechnungszeitraum und nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung erfolgen. Die gesetzliche Abrechnungsfrist von 12 Monaten ist hierbei bedeutungslos; grundsätzlich darf der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlung erhöhen, sofern er die Abrechnung vorher erstellt hat.

• Eine Erhöhung der Nebenkosten ohne vorliegende Betriebskostenabrechnung darf der Vermieter nur in Ausnahmefällen (s. u.) vornehmen.

Die rechtliche Grundlage für die Anpassung der Betriebskosten finden Sie in § 560 BGB.

Unter welchen Voraussetzungen ist die Anpassung der Vorauszahlungen möglich?

Damit die Erhöhung der Betriebskosten rechtlich wirksam ist, müssen ein paar Bedingungen erfüllt sein:

• Der Mietvertrag enthält generell eine Vereinbarung zur Betriebskostenvorauszahlung (in der Regel Standard in einem langfristigen Mietverhältnis).

• Die Erhöhung der Nebenkosten wurde im Mietvertrag nicht ausgeschlossen.

• Mindestens eine Nebenkostenabrechnung liegt vor.

• Die Nebenkostenabrechnung muss formal und inhaltlich den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Das bedeutet, die Abrechnung darf keine Fehler z. B. beim Umlageschlüssel, der Wohnfläche oder der Berechnung des Mieteranteils enthalten.

Erhöhung der Betriebskosten im Abrechnungszeitraum

Unter bestimmten Bedingungen können Sie als Vermieter bzw. Vermieterin auch ohne vorliegende Jahresabrechnung die Nebenkosten bzw. die Vorauszahlungen erhöhen. Diese Möglichkeiten gibt es:

• Zusätzliche Personen ziehen in die Wohnung, wodurch die verbrauchsabhängigen Nebenkosten steigen.

• Im Mietvertrag ist eine sogenannte Öffnungsklausel enthalten. Diese Mietvertragsklausel ermöglicht die Umlage von neuen Betriebskosten (z. B. Erhöhung der Grundsteuer sowie höhere oder zusätzliche Beiträge zur Gebäudeversicherung) über einen monatlichen Abschlag auf den Mieter, unabhängig von der Jahresabrechnung.

• Sie erstellen bei einem Mieterwechsel eine unterjährige Abrechnung für die Betriebskosten; anschließend können Sie bei der erneuten Vermietung Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlung und der Gesamtmiete vornehmen.

Vermieter muss Erhöhung der Nebenkosten mit der jährlichen Abrechnung begründen

Wichtigstes Dokument für die Erhöhung der Abschlagszahlungen ist die jährliche Nebenkostenabrechnung . In dieser Abrechnung stellen Sie die angefallenen Nebenkosten den geleisteten Vorauszahlungen des Mieters gegenüber. Zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung sind Sie als Vermieter verpflichtet, wenn Ihr Mieter laut Mietvertrag eine Nebenkostenvorauszahlung leisten muss (§ 556 BGB).

Eine Anpassung der Vorauszahlungen – egal ob nach oben oder nach unten – müssen Sie immer anhand der Nebenkostenabrechnung begründen. Hierfür genügt es, Ihrem Mieter die Abrechnung zukommen zu lassen. Eine ausformulierte Begründung ist nicht erforderlich.

Mieter kann Erhöhung der Nebenkosten verlangen

Auch Ihr Mieter hat das Recht auf eine Anpassung der Vorauszahlungen. Hier gelten dieselben Voraussetzungen wie für Vermieter: Wenn sich anhand der Betriebskostenabrechnung eine Nachzahlung ergibt, kann Ihr Mieter nach vorheriger Ankündigung die Nebenkosten erhöhen (und im umgekehrten Fall auch senken). Die Zustimmung durch den Vermieter ist hierfür nicht erforderlich.

Wie hoch darf die Erhöhung der Vorauszahlung ausfallen?

Die Betriebskostenerhöhung darf lediglich der vorangegangenen Nachzahlung gemäß der Nebenkostenabrechnung entsprechen. Das bedeutet, die Höhe der neuen Vorauszahlung ergibt sich bei der Jahresabrechnung aus den tatsächlichen Gesamtnebenkosten, die Sie durch 12 teilen.

Beispiel:

Der Mieter zahlt eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung in Höhe von 180 €.

Für ein Jahr beläuft sich die Vorauszahlung auf 2.160 € (180 € x 12).

Aus der jährlichen Nebenkostenabrechnung ergeben sich jedoch Gesamtnebenkosten in Höhe von 2.370 €; der Mieter muss eine Nachzahlung über 210 € leisten.

Nun darf der Vermieter die Betriebskostenvorauszahlungen auf 197,50 € erhöhen (2.370 € : 12).

Allerdings können sich bei dieser Berechnung auch unangemessene Betriebskostenvorauszahlungen ergeben. Unter bestimmen Umständen kann die neuen Betriebskostenvorauszahlung vom errechneten Betrag abweichen; in diesem Fall muss die Berechnung der neuen Abschläge auf nachvollziehbaren Faktoren beruhen. Ein sogenannten Sicherheitszuschlag in Höhe von 10 % darf die Abschlagszahlung nicht enthalten.

Nebenkostenerhöhung aufgrund steigender Gaspreise

Steigende Gaspreise sind häufig die Ursache für eine Nachzahlung – allerdings stellen sie keine rechtliche Grundlage für eine Nebenkostenerhöhung dar. Auch hier gilt, dass der Vermieter den neuen Vorauszahlungsbetrag des Mieters anhand der Betriebskostenabrechnung begründen muss. Die Prognosen einer Gaskriese reichen dabei nicht als Begründung aus.

Tipp: Droht aufgrund steigender Preise eine hohe Nachzahlung, können Sie Ihrem Mieter eine höhere Betriebskostenvorauszahlung vorschlagen. In der Regel sind auch Mieter bestrebt, eine Nachforderung durch angemessene Vorauszahlungen zu vermeiden. Eine einvernehmliche Erhöhung der Abschläge ist auch unterjährig möglich und bedarf keiner vorhergehenden Nebenkostenabrechnung.

Wie kann ich als Vermieter die Vorauszahlung erhöhen?

Laut § 560 Abs. 4 müssen Vermieter die Anpassung der Abschlagszahlungen schriftlich ankündigen und mit der Nebenkostenabrechnung begründen. Dafür können Sie bequem unser Muster für das Ankündigungsschreiben einer Nebenkostenerhöhung nutzen.

Die Ankündigung über die neuen Abschläge muss dem Mieter in Textform zugehen, was z. B. eine Übermittlung per Brief, E-Mail, Fax oder SMS einschließt. Das Ankündigungsschreiben sollte neben der Betriebskostenabrechnung diese Punkte umfassen:

• Benennung der betroffenen Mietsache

• Hinweis, dass die Nebenkostenvorauszahlungen auf Grundlage der Abrechnung erhöht werden

• Zukünftige Höhe der Vorauszahlungen

• Optional: Zeitpunkt, ab dem der neue Abschlag fällig ist

Da die Nebenkostenabrechnung zwingend vorliegen muss, brauchen Sie die Begründung nicht auszuformulieren. Eine kurze Erklärung ist jedoch ratsam, damit Ihr Mieter die Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung nachvollziehen kann.

Ab wann ist die Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung wirksam?

Hinsichtlich der Wirksamkeit gibt das BGB leider keine eindeutige Regelung vor. Denkbar sind 2 Interpretationen:

• § 271 Abs. 1 des BGB legt fest, dass Leistungen sofort, also mit der nächsten Mietzahlung, fällig werden. Ein Ankündigungsschreiben vom 20. Januar hätte eine Erhöhung der Vorauszahlung mit der Februarmiete zur Folge.

• § 560 Abs. 2 des BGB regelt die Erhöhung einer Betriebskostenpauschale: Diese wird erst ab dem übernächsten Monat fällig. Im obigen Beispiel müsste die höhere Pauschale ab der Miete für März gezahlt werden.

Beachten Sie: Generell gilt die Ankündigung nur für die Zukunft. Eine rückwirkende Erhöhung der Betriebskosten ist nicht möglich.

Fazit

Die Erhöhung der Nebenkosten ist gesetzlich klar geregelt: Als Vermieter müssen Sie die Anpassung der Vorauszahlung mit der jährlichen Betriebskostenabrechnung begründen können. Eben diese Abrechnung gibt zudem vor, um welchen Betrag Vermieter die Vorauszahlung anpassen dürfen: nämlich um ein Zwölftel der tatsächlichen Gesamtnebenkosten. Wirksam ist die Erhöhung der Betriebskostenvorauszahlungen nur mit einer schriftlichen Ankündigung. Hierfür können Sie unser Muster für Vermieter nutzen. Wünscht der Mieter von sich aus eine Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung, kann die Anpassung auch flexibel und unabhängig von der Nebenkostenabrechnung erfolgen.