Die Nebenkostenabrechnung ist verschickt, doch auf die daraus resultierende Nachzahlung warten Sie bereits seit Wochen? Nun gibt es mehrere Möglichkeiten darauf zu reagieren. Wir erklären Ihnen, wie Sie als privater Vermieter mit Zahlungsausfällen bei den Nebenkosten umgehen können. Neben unbürokratischen Maßnahmen gehen wir dabei auch auf Handlungsoptionen wie Mahnungen, Kündigung und Klage als Lösungsweg ein.

Inhalt:

1. Zahlungspflicht des Mieters  – wann ist eine Nachzahlung berechtigt?
2. Nachzahlung aus Nebenkostenabrechnung nicht beglichen. Diese Optionen haben Vermieter
3. Vorausschauende Kalkulation der Nebenkosten erspart hohe Nachzahlungen
4. Verrechnung der Schuld mit der Mietkaution
5. Fazit

Zahlungspflicht des Mieters  – wann ist eine Nachzahlung berechtigt?

Als wichtigste Regel gilt: Damit der Vermieter eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung verlangen kann, muss eine Vereinbarung im Mietvertrag getroffen werden, die besagt, dass der Mieter die Betriebskosten trägt. Wenn Sie Ihrem Mieter auf dieser Grundlage fristgerecht eine ordnungsgemäße Nebenkostenabrechnung zugestellt haben, ist dieser zur Zahlung verpflichtet. Konkret bedeutet das:

• Sie haben die Nebenkostenabrechnung innerhalb der gesetzlichen Frist, nämlich spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraum, erstellt und ausgehändigt.
  
• Die Abrechnung muss formell richtig, verständlich und nachvollziehbar ein. Sie enthält dafür eine übersichtliche Aufstellung der Gesamtkosten, die Angabe der Verteilerschlüssel sowie den jeweiligen Mieteranteil. Außerdem sind die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters in der Abrechnung von der Gesamtforderung abgezogen.

Wurden die o.a. Voraussetzungen erfüllt, ist der Mieter verpflichtet, die Nachzahlung innerhalb einer mitgeteilten Frist, spätestens jedoch innerhalb von 30 Tagen (§286 BGB) zu begleichen. Anderenfalls gerät der Mieter in Zahlungsverzug.

Nachzahlung aus Nebenkostenabrechnung nicht beglichen. Diese Optionen haben Vermieter

Bleibt die Zahlung ausstehender Nebenkostennachzahlungen trotz korrekter Abrechnung aus, können Vermieter verschiedene Wege einschlagen, um ihre Forderungen zu erhalten.

Den persönlichen Kontakt suchen

Wird die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der vereinbarten Frist vom Mieter gezahlt, können Sie zunächst den persönlichen Kontakt suchen. Im Gespräch können Unklarheiten zur Nebenkostenabrechnung beseitigt oder evt. Zahlungsschwierigkeiten des Mieters besprochen werden. 

Es gibt einige Gründe, warum Sie als Vermieter zunächst auf die persönliche Kommunikation mit ihrem Mieter setzen sollten:

• Sollte der Mieter Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung haben, können Sie ihn darüber aufklären, dass es einen Widerspruch mit konkreter Begründung bedarf, um die Kosten anzuzweifeln. Vielleicht genügt ein kurzer Austausch, um Fragen zur Abrechnung zu klären.
• Sollten die Einwände des Mieters begründet sein und tatsächlich inhaltliche Fehler vorliegen, können Vermieter zeitnah darauf regieren und die Nebenkostenabrechnung entsprechend korrigieren.
• Steigende Strom- und Energiekosten können dazu führen, dass selbst bei sparsamen Verbrauch Nachzahlungen entstehen. Bei Problemen des Mieters, den Betrag in einer Summe zu zahlen, kann ein freiwilliges Angebot zur Ratenzahlung vermeiden, dass langfristig Streitigkeiten über die Forderung entstehen.

Mahnung

Haben Sie im Anschreiben zur Nebenkostenabrechnung ein Zahlungsziel genannt, ist eine Mahnung nicht erforderlich, damit der Mieter in Verzug gerät. Zahlt der Mieter bis zum dort genannten Datum nicht, geschieht dies automatisch. Auch wenn in der Nebenkostenabrechnung kein Fälligkeitstermin für die Zahlung genannt wird, kommt der Mieter gemäß § 286 BGB spätestens 30 Tage nach Zugang der Betriebskostenabrechnung in Zahlungsverzug.

Dennoch kann eine Mahnung als Erinnerung hilfreich sein und der Mieter im Mahnschreiben darauf hingewiesen werden, welche Konsequenzen drohen, sofern die Zahlung weiterhin ausbleibt.

Außerordentliche Kündigung 

Das Sonderkündigungsrecht gem. § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB bezieht sich auf die monatlich wiederkehrenden Zahlungen des Mieters, also die Grundmiete sowie die Nebenkostenvorauszahlungen. Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung sind jedoch nicht regelmäßig wie die monatliche Mietzahlung zu leisten und damit kein Teil der Miete. Eine außerordentliche Kündigung wegen Zahlungsverzug aus der Nebenkostennachzahlung kann nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB demnach nicht erfolgen.

Wann darf außerordentlich gekündigt werden?

Sofern die Höhe der ausstehenden Nachzahlung zwei Monatsmieten übersteigt, ist es jedoch möglich, dem Mieter eine außerordentliche fristlose Kündigung des Mietverhältnisses nach § 543 Abs. 1 BGB auszusprechen. Ein wichtiger Grund für eine Kündigung durch den Vermieter ist hier durch die Pflichtverletzung des Mieters gegeben.

Ordentlich kündigen

Schuldet der Mieter dem Vermieter weniger als zwei Monatsmieten aus der Nachzahlung von Nebenkosten, kann unter Umständen eine ordentliche Kündigung ausgesprochen werden. Diese ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

• Die Höhe der Forderung beträgt mehr als eine Monatsmiete. Erst dann besteht aus Sicht der Rechtsprechung eine erhebliche Pflichtverletzung des Mieters, die den Vermieter zur Kündigung berechtigt.
  
• Eine vorangegangene Abmahnung durch den Vermieter ist in diesem Fall Voraussetzung. 

Klage

Bleiben sämtliche Bemühungen des Vermieters erfolglos, bleibt eine Zahlungsklage der letzte Ausweg für den Vermieter. Diese ist beim Amtsgericht, das für die jeweilige Mietwohnung zuständig ist, einzureichen.

Als Vermieter haben Sie das Recht, zusätzlich zur ausstehenden Nebenkostennachzahlung auch Verzugszinsen zu berechnen und diese mit einzuklagen.

Vorausschauende Kalkulation der Nebenkosten erspart hohe Nachzahlungen

Wenn Sie die Nebenkosten für Ihre vermietete Wohnung regelmäßig überprüfen und die Vorauszahlungen entsprechend kalkulieren, können Ihnen hohe Nachforderungen erspart bleiben. Setzen Sie daher eine realistische Vorauszahlung bei der Vermietung an. Eine monatliche Mehrbelastung in Höhe von 25€ ist für den Mieter vermutlich leichter aufzubringen als eine Nachzahlung von 300€.

Verrechnung der Schuld mit der Mietkaution

Es ist Vermietern nicht erlaubt, einen Nachzahlungsbetrag durch die erhaltene Mietkaution zu begleichen. Dies ist lediglich dann rechtens, wenn ein Gericht dies beschließt oder das Mietverhältnis bereits beendet wurde.

Fazit

Wird die Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung vom Mieter nicht geleistet, ist dies ärgerlich für Vermieter, die auf ihr Geld warten. Mit Glück können in einem persönlichen Gespräch Fragen und Einwendungen zur Nebenkostenabrechnung geklärt werden. Auch Probleme des Mieters beim Begleichen der Kosten lassen sich auf diese Weise vielleicht unkompliziert lösen. Bleiben Ihre freiwilligen Bemühungen jedoch erfolglos, sind Mahnungen, eine Kündigung und die Klage auf Zahlung weitere Möglichkeiten, um die Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung zu erhalten.