Für die Abrechnung der Betriebs- und Heizkosten mit Mieterinnen und Mietern ist es notwendig, dass Vermietende die nötigen Rahmenbedingungen bereits beim Vertragsabschluss festlegen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Angaben im Mietvertrag erforderlich sind, damit die umlagefähigen Nebenkosten rechtssicher auf Mieter umgelegt werden können. Außerdem erhalten Sie einen Überblick über umlagefähige Betriebskosten.

Inhalt

1. Definition Betriebskosten
2. Betriebskosten gehören in den Mietvertrag
3. Tipp: Verweis auf die Betriebskostenverordnung
4. Nebenkostenpauschale vs. Betriebskostenvorauszahlung
5. Die Höhe der Nebenkosten realistisch planen
6. Fazit zur Vereinbarung von Betriebskosten im Mietvertrag

Definition Betriebskosten

Betriebskosten sind regelmäßig wiederkehrende Kosten, die einem Eigentümer durch das Eigentum an einem Grundstück und den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks entstehen und welche unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mieter umgelegt werden können. Sie umfassen eine Vielzahl von Ausgaben, die über die Kaltmiete hinausgehen und für die Nutzung der Immobilie laufend anfallen.

Betriebskosten gehören in den Mietvertrag

Erst durch eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag verpflichten sich Mieter zur Zahlung der Nebenkosten für eine angemietete Wohnung. Ohne eine Übereinkunft sind sämtliche laufenden Betriebskosten vom Vermieter zu tragen.

Beim Vertragsabschluss ist es wichtig, genau zu formulieren, welche Nebenkosten zu welchen Anteilen der Mieter zu tragen hat. Eine allgemeine Klausel wie: „Alle anteiligen Nebenkosten werden vom Mieter getragen.“ ist nicht ausreichend.

Zu den umlagefähigen Betriebskosten, die bei entsprechender Vereinbarung auf den Mieter umgelegt werden dürfen, zählen:

• Grundsteuer
• Gebühren für die Wasserversorgung und Entwässerung
• Warmwasser und Heizung (unter anderem Kosten für die Wartung)
• Kosten für den Betrieb eines Personen- oder Lastenaufzugs
• Müllbeseitigung, Straßenreinigung
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Kosten der Beleuchtung (Strom für Flur, Keller, Gemeinschaftsräume im Haus)
• Kabelanschluss, Antenne, Fernsehen (falls vorhanden und genutzt)
• Versicherungen (Sach- und Haftpflichtversicherung)
• Kosten für den Hausmeister
• Kosten für den Betrieb von Einrichtungen zur Reinigung und Wäschepflege
• Sonstige Betriebskosten

Rechtssicherheit durch den Verweis auf die Betriebskostenverordnung

Empfehlenswert ist es daher, sich im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung zu beziehen und zum Beispiel folgende Formulierung zu wählen:

In der BetrKV ist klar geregelt, was Betriebskosten sind und welche auf den Mieter umgelegt werden können. Demnach sind z.B. Verwaltungskosten und Instandsetzungskosten vom Vermieter zu zahlen und dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung angesetzt werden, auch wenn sie laufend entstehen. Diesen Unterschied müssen Vermieter unbedingt kennen.

In § 2 der BetrKV sind sämtliche Kosten aufgelistet, die zu den umlagefähigen Nebenkosten zählen. Durch den Verweis auf die Betriebskostenverordnung (§2) und das Beifügen dieser als Anlage zum Mietvertrag entfällt die Notwendigkeit, sämtliche Positionen einzeln im Vertrag aufzuführen. Eine Abrechnung sämtlicher darin aufgeführten Nebenkosten ist dann möglich und auch bei einer Änderung der BetrKV sind Sie als Vermieter auf der sicheren Seite.

Ausnahme: Die Sonstigen Betriebskosten

In §2 der Betriebskostenverordnung werden unter Nummer 17 „sonstige Betriebskosten“ genannt. Darunter fallen Kosten, die nicht eindeutig den vorherigen Positionen zuzuordnen sind. Die Umlage sonstiger Nebenkosten führt häufig zu Konflikten zwischen Vermietern und Mietern. Damit eine Nebenkostenübernahme rechtens ist, müssen diese im Mietvertrag einzeln genannt werden.

Die Sonstigen Betriebskosten müssen folgende Voraussetzungen erfüllen, damit sie mit dem Mieter oder der Mieterin abgerechnet werden können:

• Sie müssen objektbezogen sein.
• Sie Kosten müssen laufend wiederkehren.
• Es muss sich um Betriebs- oder Wartungskosten handeln.
• Sie müssen dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Mietsache dienen.

Zu den sonstigen Betriebskosten zählen zum Beispiel die Kosten der Dachrinnenreinigung sowie die Wartung von Feuerlöschern oder Rauchmeldern.

Nebenkostenpauschale vs. Betriebskostenvorauszahlung

Als Vermieter haben Sie zwei Möglichkeiten, die umlagefähigen Betriebskosten auf die Mieter zu übertragen:

Nebenkostenpauschale ohne Abrechnung

Vermieter können die Zahlung einer Nebenkostenpauschale mit ihrem Mieter vereinbaren. In diesem Fall ist eine Abrechnung der tatsächlich anfallenden Kosten für den Abrechnungszeitraum nicht erforderlich. Eine Nachzahlung kann in diesem Fall nicht vom Mieter gefordert werden. Damit die Möglichkeit besteht eine Nebenkostenpauschale bei steigenden Kosten anzupassen, sollte eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag getroffen werden.

Betriebskostenvorauszahlung mit Abrechnung

Wird stattdessen eine monatliche Vorauszahlung vereinbart, ist am Ende eines Abrechnungszeitraums eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen, aus der sich ein Guthaben bzw. Nachzahlung ergibt..

Die Höhe der Nebenkosten realistisch planen

Als Vermieterin und Vermieter sollten Sie sowohl bei der Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale als auch bei einer Vorauszahlung darauf achten, realistische Kosten anzusetzen. Sind die Kosten zu niedrig, drohen hohe Nachzahlungen für Vermieter oder Mieter. Dies kann zu Streitigkeiten führen und das Mietverhältnis belasten. Auch von zu hohen Ansätzen ist abzuraten, da der Vorwurf entstehen könnte, dass Sie unwirtschaftlich handeln. Fehlen Vergleichswerte für eine realistische Planung, kann ein Blick in den Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbunds weiterhelfen.

Fazit zur Vereinbarung von Betriebskosten im Mietvertrag

Als Vermieter dürfen Sie laut Mietrecht eine Vielzahl von kalten und warmen Betriebskosten auf Ihre Mieter umlegen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass diese rechtswirksam im Mietvertrag vereinbart werden. Damit werden sowohl Vermieter als auch Mieter vor späteren Überraschungen und Konflikten geschützt. Durch einen Hinweis auf die Betriebskostenverordnung kann auf die Auflistung sämtlicher Nebenkosten im Mietvertrag verzichtet werden.

Fehlende Angaben oder unrealistische Ansätze bei der Höhe können für den Vermieter teuer werden. Bereits beim Abschluss des Mietvertrags ist deshalb Sorgfalt geboten. Halten Sie schriftlich fest welche umlagefähigen Betriebskosten der Mieter trägt und stellen Sie sicher, dass auch Änderungen oder Anpassungen der Nebenkosten von beiden Seiten bestätigt werden.