Mit der Nebenkostenpauschale sparen Vermieter Zeit und Aufwand – gehen aber auch ein gewisses Risiko ein. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie die Nebenkostenpauschale funktioniert und wann eine Erhöhung möglich ist.

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Inhalt

1. Was ist eine Nebenkostenpauschale?
2. Wie funktioniert die pauschale Erhebung der Nebenkosten?
3. Was müssen Vermieter bei der Nebenkostenpauschale beachten?
4. Unterschied zwischen Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkosten-Pauschale
5. Kann ich zur Nebenkostenvorauszahlung wechseln?
6. Wie kann ich die Nebenkostenpauschale erhöhen?
7. Nebenkostenpauschale rückwirkend erhöhen
8. Nebenkostenpauschale: Vor- und Nachteile
9. Lohnt sich die Nebenkostenpauschale für Vermieter?
10. Nebenkostenpauschale und Heizkostenabrechnung
11. Fazit: Nebenkostenpauschale nur bedingt zu empfehlen

Was ist eine Nebenkostenpauschale?

Die Nebenkostenpauschale ist ein fester monatlicher Betrag, den Mieter gemeinsam mit der Miete an den Vermieter zahlen. Sie deckt die anfallenden Nebenkosten ab. Anders als bei der Nebenkostenvorauszahlung ist es hier unerheblich, wie hoch die tatsächlichen Nebenkosten ausfallen. Die Nebenkostenpauschale ist ein vereinbarter Betrag, der vor Mietbeginn errechnet wird. Er kann alle umlagefähigen Betriebskosten beinhalten. Die rechtlichen Grundlagen zur Nebenkostenpauschale finden Sie in §556 und §560 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Einschränkungen zur Höhe der Pauschale sind in § 5 WiStrG (Wirtschaftsstrafgesetz) festgehalten.

In den meisten Mietverhältnissen entscheiden sich Vermieter für das Modell der Nebenkostenvorauszahlung. Die Nebenkostenpauschale kommt meist nur in Einzelfällen zum Einsatz, z. B. bei Kurzzeitvermietungen oder in Studentenwohnheimen.

Wie funktioniert die pauschale Erhebung der Nebenkosten?

Als Vermieter können Sie grundsätzlich selbst entscheiden, ob Sie zusätzlich zur Miete eine Vorauszahlung oder Pauschale für die Nebenkosten erheben. Unabhängig davon für welche der beiden Varianten Sie sich entscheiden, muss die Vereinbarung entsprechend im Mietvertrag verankert werden. Darüber hinaus gilt:

Darüber hinaus gilt bei der Vereinbarung einer Nebenkostenpauschale:

• Die Pauschale gilt nur für umlagefähige Nebenkosten, die in der Betriebskostenverordnung aufgelistet sind.
• Laut Heizkostenverordnung müssen Heiz- und Warmwasserkosten grundsätzlich nach dem Verbrauch der Mieter abgerechnet werden. Hier ist keine Pauschale möglich.
• Zudem sind Mischformen möglich. So können Sie z. B. die Kosten für Heizung und Wasser über eine Vorauszahlung abdecken und alle weiteren Nebenkosten als Pauschale erheben. Wichtig: Die genaue Verteilung der Kosten muss aus dem Mietvertrag eindeutig hervorgehen.
• Die Pauschale muss eine angemessene Höhe haben. Zur Berechnung dienen Vergleichswerte aus den Vorjahren oder alternativ der Betriebskostenspiegel.
• Zur Absicherung können Sie auf die erwartete Höhe der Nebenkosten einen Sicherheitszuschlag erheben. Insgesamt darf die Höhe der Pauschale nur maximal 20 % über vergleichbaren Verbrauchswerte liegen.
• Im Unterschied zur Nebenkosstenvorauszahlung müssen Sie bei der Nebenkostenpauschale keine Nebenkostenabrechnung erstellen. Aus diesem Grund können Sie weder Nachzahlungen fordern noch müssen Sie Ihren Mietern Guthaben auszahlen.

Was müssen Vermieter bei der Nebenkostenpauschale beachten?

Die Nebenkostenpauschale wird bei der Vermietung eher selten gewählt. Wenn Sie sich dennoch für die Pauschale entscheiden, sollten Sie bedenken:

• Alle Nebenkosten, die Sie über die Zahlung einer Pauschale abdecken möchten, müssen im Mietvertrag einzeln aufgelistet sein. Anders als bei der Nebenkostenvorauszahlung reicht hier kein Verweis auf die Betriebskostenverordnung.
• Unklare Begriffe oder eine Vermischung mit einer Vorauszahlung im Mietvertrag können dazu führen, dass die Klauseln im Zweifelsfall unwirksam sind.
• Sollten Sie irgendwann eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale beabsichtigen, muss die Möglichkeit hierzu im Mietvertrag enthalten sein. Ansonsten können Sie die Pauschale während der Mietdauer nicht erhöhen.
• Trotz Nebenkostenpauschale sind Sie verpflichtet, Kosten für Heizung und Warmwasser zu mindestens 50 % und maximal 70 % verbrauchsabhängig zu berechnen. Für diese Kosten müssen Sie zudem eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Ausnahmen gelten jedoch für Zweifamilienhäuser und selbstgenutzte Einfamilienhäuser mit Einliegerwohnung.
• Sollten die Betriebskosten sinken, z. B. wenn Dienstleister ihre Preise senken, müssen Vermieter die niedrigeren Kosten umgehend berücksichtigen und die Höhe der Nebenkostenpauschale reduzieren.
• Ebenso kann der Mieter eine Senkung der Nebenkostenpauschale verlangen, wenn er diese begründen kann (z. B. wenn sich die Anzahl der Mieter verringert, weil eine Person auszieht).

Unterschied zwischen Nebenkostenvorauszahlung und Nebenkosten-Pauschale

Die Nebenkostenvorauszahlung ist Standard in den meisten Mietverhältnissen. Hier zahlt der Mieter einen monatlichen Betrag, der die anfallenden Nebenkosten abdecken soll. Gemeinsam mit der Miete macht dieser Betrag die Warmmiete aus. Am Ende des Abrechnungszeitraums (meist ein Kalenderjahr) erstellt der Vermieter für jeden Mieter eine Nebenkostenabrechnung. Hier stellt er die Vorauszahlung den tatsächlichen Kosten gegenüber. Zu viel gezahlte Beträge werden erstattet; reicht die Vorauszahlung nicht aus, muss der Mieter nachzahlen.

Hier liegt auch schon der wichtigste Unterschied: Bei der Nebenkostenpauschale entfällt die Nebenkostenabrechnung für die meisten Nebenkosten (ausgenommen die Nebenkostenabrechnung für Heizung und Warmwasser). Für die Vermieter bedeutet dies weniger Aufwand, aber auch das Risiko, auf den Kosten sitzen zu bleiben: Ist die Höhe der Nebenkostenpauschale zu niedrig angesetzt, kann er keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Kann ich zur Nebenkostenvorauszahlung wechseln?

Der Wechsel von einer Abrechnungsart zur anderen erfordert die Zustimmung der Mieter und darf diese nicht benachteiligen. Daher sollten Vermieter bereits vor Beginn des Mietverhältnisses genau abwägen, ob sie für die Nebenkosten Vorauszahlung oder Pauschale wählen. Ausnahme: Wenn der Wechsel eine genauere Abrechnung der Nebenkosten ermöglicht, ist die Zustimmung der Mieter nicht nötig. Da dies bei der Vorauszahlung in der Regel der Fall ist, können Sie meist problemlos von der Pauschale auf die Vorauszahlung umsteigen.

Wie kann ich die Nebenkostenpauschale erhöhen?

Eine Erhöhung der Nebenkostenpauschale kann nötig werden, wenn z. B. Dienstleister wie Hausmeister oder Gärtner ihre Preise anheben oder wenn öffentliche Abgaben teurer werden.

Die Erhöhung müssen Sie Ihren Mietern in Textform ankündigen. In dem Schreiben muss zudem der genaue Grund für die Anpassung stehen. Die Zahlung der neuen Pauschale mit der Miete ist dann frühestens ab dem übernächsten Monat fällig. Geht Ihr Ankündigungsschreiben z. B. am 1. Juli Ihrem Mieter zu, muss er den höheren Betrag mit der Miete ab September zahlen.

Nebenkostenpauschale rückwirkend erhöhen

Zudem können Sie die Nebenkostenpauschale rückwirkend erhöhen, z. B. bei einer rückwirkenden Erhöhung der Grundsteuer. Die Anpassung muss innerhalb von drei Monaten geschehen, nachdem Sie von den höheren Kosten erfahren haben. Eine Nachzahlung dürfen Sie maximal ab dem Beginn des vorausgegangenen Kalenderjahrs von Ihrem Mieter verlangen.

Beispiel: Sie erfahren im August 2024, dass sich die Betriebskosten ihrer vermieteten Wohnung rückwirkend erhöht haben. Bis November 2024 haben Sie Zeit, darauf zu reagieren und die Pauschale zu erhöhen. Die Nachzahlung können Sie rückwirkend nur für den Zeitraum ab Januar 2023 von Ihrem Mieter fordern, nicht für 2022.

Unterschied zur Nebenkostenvorauszahlung: Eine Erhöhung der monatlichen Vorauszahlungen ist nur direkt nach der Betriebskostenabrechnung möglich. Was es bei der Erhöhung der Nebenkostenvorauszahlung genau zu beachten gibt, haben wir detailiert im Artikel „Nebenkosten erhöhen“ dargestellt.

Nebenkostenpauschale: Vor- und Nachteile

Diese Vorteile bzw. Nachteile bietet die Nebenkostenpauschale für Vermieter:

Vorteile der Nebenkostenpauschale

• Vermieter müssen keine vollständige Nebenkostenabrechnung erstellen (Ausnahme: Nebenkostenabrechnung für Heiz- und Warmwasserkosten).
• Erhöhungen sind jederzeit möglich, wenn sie auf tatsächlich gestiegenen Kosten basieren. Voraussetzung: Der Mietvertrag enthält eine Klausel zur Erhöhung.
• Auch eine rückwirkende Erhöhung ist möglich, z. B. wenn sich höhere Kosten erst im Nachhinein offenbaren.

Nachteile der pauschalen Nebenkosten

• Die Nebenkosten sind im Voraus meist nur schwer abzuschätzen, eine genaue Kalkulation ist damit schwierig.
• Alle Posten müssen sorgfältig im Mietvertrag aufgelistet werden, damit die Nebenkostenpauschale rechtlich wirksam ist.
• Für Mieter spielt Sparsamkeit (z. B. ein sparsamer Umgang mit Wasser) keine Rolle, da die Pauschale die meisten Kosten abdeckt.

Lohnt sich die Nebenkostenpauschale für Vermieter?

Die Nebenkostenpauschale kann sich für Vermieter in verschiedener Hinsicht als riskant erweisen. Zum einen besteht generell das Risiko, dass die Pauschale zu niedrig ist und die anfallenden Nebenkosten nicht abdeckt. Vermieter würden in diesem Fall draufzahlen. Zum anderen stellt die Pauschale strengere Anforderungen an den Mietvertrag. Wenn hier ein Fehler unterläuft, kann die pauschale Abgeltung unwirksam sein. Zudem ist die Nebenkostenpauschale ein intransparentes Modell, das auch für Mieter einige Risiken birgt und unter Umständen auf geringe Akzeptanz trifft. Daher ist sie meist nur sinnvoll, wenn es um eine kurzzeitige, zeitlich begrenzte Vermietung geht. In diesem Fall können beide Seiten von den festen Pauschalbeträgen und dem geringeren Verwaltungsaufwand (keine Nebenkostenabrechnung) profitieren. 

Nebenkostenpauschale und Heizkostenabrechnung

Verfügt Ihre Immobilie über eine zentrale Heizungsanlage? Dann sind Sie in jedem Fall verpflichtet die Kosten für die Heizung und, falls vorhanden, der Warmwasseraufbereitung im Rahmen einer Heizkostenabrechnung abzurechnen. In diesem Fall empfiehlt sich eine Nebenkostenpauschale nicht, da Sie ohnehin eine Abrechnung der Heizkosten machen müssen. Die Abrechnung der anderen Nebenkosten und somit eine vollständige Betriebskostenabrechnung ist mit moderaten Mehraufwand möglich. In Gebäuden mit Zentralheizungen bietet es sich daher an, eine Nebenkostenvorauszahlung zu vereinbaren und jährliche Abrechnungen zu erstellen.

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Fazit: Nebenkostenpauschale nur bedingt zu empfehlen

Für Vermieter bietet die Nebenkostenpauschale vor allem den Vorteil, dass die Nebenkostenabrechnung entfällt. Wobei auch dies nur eingeschränkt gilt: Heizung und Warmwasser müssen nämlich auch bei der Pauschale verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Damit müssen Vermieter für diese Posten trotzdem eine Nebenkostenabrechnung erstellen. Zudem birgt die Methode für Vermieter ein gewisses Risiko, da sie bei einer zu niedrigen Pauschale keine Nachzahlung verlangen können. Steigende Kosten können Sie zudem nicht ohne Weiteres auf Ihre Mieter umlegen; für eine Erhöhung müssen Sie die Mehrkosten nachweisen. Generell eignet sich die Nebenkostenpauschale daher vor allem für kurzzeitige Mietverhältnisse, wenn die Mietdauer von Vorneherein begrenzt ist.