Sie wollen als Vermieter eine Nebenkostenabrechnug erstellen? In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Kosten Ihrer Immobilie auf die Mieter aufteilen. Am Ende des Artikels haben wir Ihnen eine fertiges Beispiel einer Nebenkostenabrechnung zum PDF-Download bereitgestellt.

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Die jährliche Nebenkostenabrechnung

Als Vermieter müssen Sie mindestens einmal pro Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen. In der Nebenkostenabrechnung (auch Betriebskostenabrechnung) können Mieter und Vermieter sehen, wie hoch die Betriebskosten der einzelnen Nutzer in der Abrechnungsperiode waren, diese den geleisteten Vorauszahlungen gegenüberstellen und so etwaige Guthaben bzw. Nachzahlungen ermitteln.

Nebenkostenabrechnung erstellen – Arbeitsschritte

Die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beinhaltet die folgenden Schritte:

1. Festlegen welche Nebenkosten abgerechnet werden sollen
2. Höhe der einzelnen Nebenkostenpositionen ermitteln
3. Kosten für die Zentralheizung und Warmwasser ermitteln und aufteilen (Heizkostenabrechnung)
4. Verteilerschlüssel (Umlageschlüssel) festlegen
5. Verbräuche ermitteln
6. Kostenanteile der Mieter berechnen
7. Ein- und Auszüge berücksichtigen
8. Berechnung der Betriebskosten und Abgleich mit den Vorauszahlungen
9. Nebenkostenabrechnung versenden

Lesen Sie weiter für eine ausführliche Erläuterung der einzelnen Schritte.

Schritt 1: Festlegen welche Nebenkosten abgerechnet werden sollen   

Im ersten Schritt wird ermittelt welche umlagefähigen Nebenkosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Welche Kosten auf die Mieter umgelegt werden können, ist im Mietvertrag festgelegt. Die häufigsten Kostenarten sind:

• Heizkosten (aufgeteilt in Grundkosten, Heizungsverbrauch und Warmwasserverbrauch)
• Grundsteuer 
• Straßenreinigung
• Wasser- und Abwasser
• Wartung der Heizungsanlage
• Aufzug
• Müllabfuhr
• Allgemeinstrom
• Schornsteinfeger
• Gebäude– und Haftpflichtversicherung
• Flurreinigung, Gartenpflege und Winterdienst bzw. Hauswartkosten  

Unser Artikel „Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Vermieter beachten“ beschreibt welche Arten von Nebenkosten umgelegt werden können und welche Kosten nicht umlagefähig sind.

Schritt 2: Höhe der einzelnen Nebenkostenarten ermitteln

Als nächstes müssen Sie nun die Höhe der Kosten, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind, ermitteln. Sie prüfen dazu Ihre Rechnungen, Bescheide und andere Belege für die Immobilie, um festzustellen, welche Kosten im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Dies ist einfach, wenn der Rechnungszeitraum genau in den jeweiligen Betriebskostenzeitraum fällt.

Etwas aufwändiger wird es, wenn der Rechnungszeitraum mehrere Betriebskostenperioden betrifft. In diesem Fall dürfen die Kosten nur anteilig berücksichtigt werden. Der Rechnungsbetrag muss dann anhand von Kalendertagen anteilig auf die beiden Perioden aufgeteilt werden. Das Beispiel zeigt eine Rechnung in Höhe von 550 € welche teilweise in die Betriebskostenperiode 2020 und teilweise in die Betriebskostenperiode 2021 fällt.

Schritt 3: Kosten für die Zentralheizung und Warmwasser ermitteln und aufteilen

In Immobilien mit Zentralheizungen muss eine Heizkostenabrechnung erstellt werden, um die Kosten für den Betrieb der Zentralheizung zu ermitteln und zu verteilen. Die Berechnung der Heizkosten beinhaltet dabei die folgenden Schritte:

• Aufstellung aller relevanten Kosten, die für den Betrieb der Heizung angefallen sind (Brennstoffe, Wartung, Verbrauchsmessung, etc.).
• Aufteilen der Heizungskosten in Grundkosten und verbrauchsabhängige Kosten. Laut Heizkostenverordnung (HKVO) müssen mindestens 50% und maximal 70% der Kosten der Heizanlage nach Verbrauch abgerechnet werden.
• Aufteilen der der Kosten zwischen der eigentlichen Raumheizung und Warmwasseraufbereitung. Warmwassererhitzung und Raumheizungsverbrauch müssen getrennt voneinander abgerechnet werden. Die Kostenanteile richten sich dabei nach den Anteil der Wärmemenge, die für Warmwassererhitzung und Raumheizung aufgewendet wurden.

Aus der Heizkostenabrechnung ergeben sich vier Kostenpositionen, die dann in die Nebenkostenabrechnung übernommen werden können (siehe Abbildung).

• Heizung Grundkosten (Verteilung nach Wohnfläche)
• Heizung Verbrauch (Verteilungs nach Wärmemenge oder Heizkostenverteiler)
• Warmwasser Grundkosten (Verteilung nach Wohnfläche)
• Warmwasser Verbrauch (Verteilung nach Warmwasserverbrauch oder Wärmemenge)

Bei Nutzerwechsel erhält jeder Mieter eine separate Heizkostenabrechnung.

Schritt 4: Verteilerschlüssel (Umlageschlüssel) festlegen

Ein Verteilerschlüssel (oder auch Umlageschlüssel) legt fest, anhand welcher Kriterien die einzelnen Betriebskostenpositionen auf die Mietenden verteilt werden.

Der am häufigsten verwendete Verteilerschlüssel für Kosten, die nicht vom Verbrauch abhängen, ist die Wohnfläche. Der Kostenanteil des Mieters bzw. der Mieterin ergibt sich dabei aus dem Verhältnis der Wohnfläche des Mietenden zur gesamten Mietfläche des Gebäudes. Für manche Kostenarten wird auch die Anzahl der Wohnungen als Verteilerschlüssel genutzt.

Schritt 5: Verbräuche ermitteln

Kosten, die vom Verbrauch abhängen, müssen laut Gesetzgeber verursachungsgerecht anhand des individuellen Verbrauchs der Mieter abgerechnet werden. Als Verteilerschlüssel muss für verbrauchsabhängige Kosten der gemessene Verbrauch benutzt werden.

Private Vermieter, die einen Ablesedienst beauftragt haben, bekommen die Verbrauchsdaten direkt für die einzelnen Mieter (und ggf. Leerstände) bereitgestellt.

Allerdings kann auch jeder Vermieter mit moderaten Aufwand die Ablesung und Verbrauchsermittlung selbst übernehmen. Hierzu muss einmal pro Jahr am Ende der Betriebskostenperiode eine Ablesung aller relevanten Zähler erfolgen. Zusätzlich müssen die Zählerstände der Mieteinheit bei Ein- und Auszügen erfasst werden.

Sind alle Zählerstände erfasst, ergeben sich die jeweiligen Verbräuche als Differenz zwischen Anfangswert und Endwert.

Schritt 6: Kostenanteil des Mieters berechnen

Nun kann für jede Kostenposition der Betriebskostenabrechnung der Kostenanteil des Mieters berechnet werden.

Hier ein Beispiel für die Berechnung der Kostenanteils des Mieters mit dem Verteilungsschlüssel „Wohnfläche“ für die Kosten Grundsteuer in Höhe von 1.500,00 €.

Schritt 7: Berücksichtigung von Ein- und Auszügen

Ein- und Auszüge finden selten direkt am Anfang der Betriebskostenperiode statt. Für verbrauchsunabhängige Kosten, die meist anhand der Wohnfläche verteilt werden, muss in diesem Fall die Dauer des Nutzungszeitraums der Mietenden berücksichtigt werden. Dazu wird die Dauer des Nutzungszeitraums des Mieters durch die Dauer der Betriebskostenperiode (365 Tage) geteilt.

Vermieter Webapps für die digitale Immobilienverwaltung wie die von hellohousing berücksichtigen unterjährige Ein- und Auszüge automatisch.  

Schritt 8: Berechnung der Betriebskosten des Mieters und Abgleich mit den Vorauszahlungen

Durch Aufsummieren der einzelnen Kostenpositionen ergibt sich die Höhe der gesamten Betriebskosten, die der Mieter zu tragen hat.

Zum Schluss bleibt noch die tatsächlich angefallenen Betriebskosten mit den geleisteten Vorauszahlungen abzugleichen. Sind die Betriebskosten des Mieters höher als die Vorauszahlungen, ist eine Nachzahlung erforderlich. Ansonsten ergibt sich ein Guthaben, welches der Vermieter den Mietern innerhalb eines Monats nach Erhalt der Abrechnung erstattet. Damit ist Ihre Betriebskostenabrechnung fertig und kann an Ihre Mieter versendet werden.

Sollte die Betriebskostenabrechnung für den Mietenden eine Nachzahlung ergeben, empfiehlt es sich, die Nebenkostenvorauszahlungen anzupassen, um zukünftig Nachzahlungen zu vermeiden. Wie das geht beschreiben wir in Artikel „Nebenkosten erhöhen„.

Beispiel einer fertigen Nebenkostenabrechnung

Herzlichen Glückwunsch. Sie haben jetzt eine vollständige Betriebskostenabrechnung erstellt und können diese nun an Ihre Mieter versenden.

Ein Muster einer fertigen Nebenkostenabrechnung inklusive Heizkostenabrechnung mit dem Beispiel aus diesem Artikel, können Sie unter dem obigen Link kostenlos als PDF Datei herunterladen.

Viel Spaß beim Erstellen einer Nebenkostenabrechnung mit der hellohousing Web App!

In einfachen Fällen lässt sich die Nebenkostenabrechnung auch mit einer Excel Vorlage erstellen. In diesem Artikel haben wir eine Excel Vorlage für die die Nebenkostenabrechnung als Download hinterlegt.