Immer mehr private Vermieter entscheiden sich, ihre Immobilie selbst zu verwalten. Wir geben Tipps worauf Vermieter beim Erstellen der Nebenkostenabrechnung besonders achten sollten.  

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Inhalt

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Muss jeder Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Diese Kosten können Vermieter in der Nebenkostenabrechnung umlegen
Diese Kosten dürfen Vermieter nicht umlegen
Welche Angaben muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?
Welche Verteilerschlüssel dürfen angewendet werden?
Betriebskosten bei Einzug, Auszug und Leerstand richtig abrechnen
Nebenkosten erstellen – Fristen beachten

Was ist eine Nebenkostenabrechnung? 

Betriebskosten sind alle laufenden Ausgaben (z.B. Kosten für Wasser und Abwasser) eines Gebäudes, die durch die Nutzung der Immobilie entstehen. Hierbei kann der Immobilieneigentümer die Betriebskosten entsprechend der Vereinbarung im Mietvertrag auf die Mieter umlegen. Zu diesem Zweck erstellt der Vermieter eine jährliche Betriebskostenabrechnung in der aufgeschlüsselt ist, welche Kosten angefallen sind und welchen Anteil der Mieter davon zu tragen hat. 

Die Begriffe „Betriebskostenabrechnung“ und „Nebenkostenabrechnung“ werden in der Praxis oft als Synonyme verwendet. Genau genommen bezeichnen Nebenkosten aber auch solche Betriebskosten, die nicht auf die Mieter umgelegt werden können. 

Muss jeder Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?

In den meisten Fällen müssen Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen.  Sieht der Mietvertrag allerdings keine Verteilung der Betriebskosten vor, können Betriebskosten auch nicht vom Vermieter eingefordert werden. Die Betriebskosten sind dann bereits mit der Mietzahlung abgegolten und eine Betriebskostenabrechnung ist unnötig. Außerdem ist es nicht erforderlich eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen, wenn mit dem Mieter eine Betriebskostenpauschale vereinbart wurde. Die Pauschale deckt in diesem Fall alle Betriebskostenforderungen ab.

Diese Kosten können Vermieter in der Nebenkostenabrechnung umlegen

Welche Kosten vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden können, regelt §2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die wesentlichen umlagefähigen Kosten sind demnach:   

• Grundsteuer  
• Straßenreinigung 
• Wasser- und Abwasser 
• Heizkosten inklusive Warmwasser
• Wartung der Heizungsanlage 
• Aufzug 
• Müllabfuhr 
• Allgemeinstrom 
• Schornsteinfeger 
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung 
• Flurreinigung, Gartenpflege und Winterdienst bzw. Hauswartkosten (sofern nicht für Instandhaltungs- und Reparaturaufgaben angefallen) 
• Kosten einer hausinternen Satellitenanlage (nur noch bis 2024)  
• Kosten für gebäudeinternes Glasfasernetz 
• Sonstige regelmäßig anfallende Betriebskosten (z.B. Wartung der Rauchmelder) soweit im Mietvertrag konkret vereinbart

Diese Kosten dürfen Vermieter nicht umlegen

Voraussetzung dafür, dass die im §2 der Betriebskostenverordnung genannten Kosten umgelegt werden können, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag. Vermieter müssen daher vor der Erstellung der Abrechnung prüfen, welche Kosten im Mietvertrag vereinbart sind.  Ausdrücklich nicht in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein dürfen:

• Kosten für Reparaturen und Instandhaltung
• Kosten für die Hausverwaltung
• Kapitalkosten
• Betriebskosten die auf leerstehende Wohnungen entfallen.  

Für Gewerbemieter können prinzipiell weitere Nebenkosten vertraglich vereinbart werden.

Welche Angaben muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?

Zwar können Vermieter die Darstellung der Betriebskostenabrechnungen frei gestalten, die folgenden Angaben müssen jedoch in jeder Abrechnung enthalten sein:  

• Abrechnungszeitraum und Datum der Erstellung 
• Angabe der abzurechnenden Mieteinheit 
• Angaben zum Vermieter oder Verwalter als Aussteller 
• Gesamtkosten 
• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters 
• Abzug der Vorauszahlungen 

Zusätzlich muss die Heizkostenabrechnung als Bestandteil einer Nebenkostenabrechnung seit Inkrafttreten der neuen Heizkostenverordnung (HKVO 2021), die folgenden Information erhalten:

• Abrechnungszeitraum und Datum der Erstellung 
• Angabe der abzurechnenden Mieteinheit 
• Angaben zum Vermieter oder Verwalter als Aussteller 
• Gesamtkosten 
• Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels
• Berechnung des Anteils des Mieters 
• Abzug der Vorauszahlungen 

Welche Verteilerschlüssel dürfen in der Betriebskostenabrechnung angewendet werden?

Verteilerschlüssel legen fest anhand welcher Kriterien eine Kostenposition auf die Mieter verteilt werden. Hierbei wird zwischen verbrauchsabhängigen und verbrauchsunabhängigen Kosten unterschieden.

Für Nebenkosten, die nicht vom Verbrauch abhängen, wie beispielsweise die Grundsteuer, wird standardmäßig die Wohnfläche als Verteilerschlüssel genutzt. Mieter und Vermieter können jedoch auch einen anderen Schlüssel vereinbaren. 

Für verbrauchsabhängige Nebenkosten muss der zugrundeliegende Verbrauch als Verteilerschlüssel genutzt werden. Dies gilt zum Beispiel für Trink- und Abwasserkosten, welche anhand des Kaltwasserverbrauchs umgelegt werden. Der Kaltwasserverbrauch ist hierbei der Verteilerschlüssel. Die Kosten der zentralen Heizungsanlage unterliegen der Heizkostenverordnung und müssen ebenfalls verbrauchsabhängig verteilt werden.

Betriebskosten bei Einzug, Auszug und Leerstand richtig abrechnen

Zieht ein Mieter während der Abrechnungsperiode ein oder aus, trägt er nur die Kosten für den Zeitraum in der er die Mieteinheit genutzt hat. Bei Kosten, die nach Verbrauch verteilt werden, ist dies automatisch gegeben, da bei Ein- oder Auszug eine Ablesung der Zähler vorgenommen wird. 

Verbrauchsunabhängige Kosten werden Mietern, die unterjährig ein- und ausziehen, nur anteilig berechnet. Der Anteil des Mieters ergibt sich dabei aus den Kalendertagen der Wohnungsnutzung geteilt durch 365 Tage.

Ein Mieter, der beispielsweise aufgrund von Einzug oder Auszug nur 90 Tage im Betriebskostenzeitraums in der Wohnung gewohnt hat, trägt nur 25% (=90/365) der verbrauchsunabhängigen Kosten, die auf diese Wohnung entfallen.  

Nebenkostenabrechnung erstellen – Fristen beachten

Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode an die Mieter übermittelt werden. Versäumt der Vermieter diese Frist, können Nachforderungen nicht mehr geltend gemacht werden. 

Mehr Informationen erhalten Sie im Blogartikel: Nebenkostenabrechnung Fristen das müssen Vermieter wissen.